Einleitung

Das Modul „Historie“ dient der chronologischen Dokumentation von Ereignissen, die beispielsweise in Bezug auf einen Kunden oder ein Projekt stattgefunden haben. Solche Ereignisse können u.a. die Anlage eines Angebots, einer E-Mail oder einer Rechnung sein. Im Modul „Historie“ kann für jedes dieser Ereignisse ein Eintrag erzeugt werden. So können dann alle Ereignisse chronologisch in einer Bildschirmliste dargestellt werden.

Auch in der Eingabemaske, beispielsweise im Modul „Kunden“ oder im Modul „Projekte“ kann dann die Historie in Bezug auf den jeweils angezeigten Kunden oder das jeweils angezeigte Projekt dargestellt werden. Sie können mit Hilfe des Dynamic-Link-Editors eine Registerkarte anlegen, auf der die zu einem Datensatz erzeugten Historieneinträge angezeigt werden und somit ersehen, welche Ereignisse zu dem Datensatz in welcher Reihenfolge aufgetreten sind. Sie müssen also nicht die entsprechenden Module öffnen und hin- und herwechseln, um sich einen Überblick zu den Ereignissen mit den relevanten Informationen zu verschaffen.

Ein Historieneintrag wird beim Speichern eines Datensatzes erzeugt, entweder automatisch oder nach Bestätigung (Festlegung per Einstellung) oder manuell durch den Benutzer. Dabei werden Informationen wie das Beleg-, Druck- oder Erfassungsdatum, die Quelle (aus welchem Modul der Eintrag resultierte), die Referenz (Belegnummer, Betreff u.a.), ein Beschreibungstext (Belegbeschreibung, z.B. Projektbeschreibung, Aufgabennotiz, E-Mail-Text) gespeichert, ebenso die entsprechenden Verknüpfungen zu den Belegen.

Stellen Sie sich vor, Sie legen für einen Kunden ein Projekt an, erfassen dann ein Angebot, danach einen Auftrag und zuletzt eine Rechnung zu dem Projekt. Dazwischen haben Sie mehrere Kontakte zu dem Kunden sowohl per E-Mail als auch per Brief (Schriftverkehr). Zu jedem dieser Ereignisse wird mit der Speicherung ein Historieneintrag angelegt. Im Modul „Projekte“ haben Sie auf der Eingabemaske eine Registerkarte mit den Historieneinträgen integriert. In dem Kundenprojekt können Sie dort sehen, welches Ereignis wann stattgefunden hat.

Einträge in das Modul „Historie“ können aus den Modulen „Angebote“, „Aufträge“, „Bestellanfragen“, „Bestellungen“, „Eingangsrechnungen“, „E-Mails“, „Gutschriften“, „Lieferscheine“, „Mahnungen“, „Probleme“, „Projekte“, „Rechnungen“, „Schriftverkehr“, „Teilnehmer“ (bei entsprechender Kennzeichnung in der dazugehörigen Aktion), „Aufgaben“ und „Wareneingänge“ heraus erzeugt werden. Für welche Module dies automatisch bzw. nach Bestätigung geschehen soll, können Sie selbst im Modul „Einstellungen“ festlegen.

In diesem Kapitel wird zunächst gezeigt, wie Sie eine Historie aktivieren und damit arbeiten. Auf die Felder und Funktionen des Moduls „Historie“ wird im Anschluss daran eingegangen.