Einleitung

Mit Hilfe des Moduls „Material eingeben“ können Sie für die von Ihnen in ConAktiv® erfassten Projekte allgemeine Kosten (in ConAktiv® als Projektmaterial bezeichnet) in Form von Materialzetteln erfassen. Projektmaterialien stellen Kosten da, die Sie in der Regel nicht in einer Eingangsrechnung erfassen werden, da dies unter Umständen zu aufwendig bzw. nicht notwendig ist. Allerdings wollen Sie diese Kosten auch nicht einfach ignorieren. Deshalb können Sie mit Hilfe des Moduls „Material eingeben“ diese Projektmaterialien entweder mengenmäßig oder pauschal auf ein Projekt buchen.

Projektmaterialien sind üblicherweise Artikel, die im Modul „Artikel“ erfasst sind. Die Art der Artikel kann grundverschieden sein. So können in einer Werbeagentur beispielsweise das von einem Grafiker für ein Kundenprojekt verwendete Papier oder die verbrauchten Zeichenutensilien als Projektmaterial gebucht werden. Ebenso können die zur Anfahrt zu einem Kunden zurückgelegten Kilometer als Projektmaterial auf das entsprechende Kundenprojekt erfasst werden.

Projektmaterialien werden im Modul „Material eingeben“ mitarbeiter-, projekt- und, in der Regel, artikelbezogen erfasst. Das heißt konkret: Ein Mitarbeiter trägt sein Mitarbeiterkürzel in den Materialzettel ein. Dann wählt er das Projekt, für welches er das Material erfassen möchte, aus und trägt für dieses Material die entsprechenden Mengen und Kosten ein. Sobald der Materialzettel gespeichert wird, werden die erfassten Werte im Modul „Projekte“ bei den entsprechenden Positionen aktualisiert.

Eine Zuordnung der Kosten zu einem Artikel ist nicht unbedingt notwendig. Diese können auch allgemein auf ein Projekt erfasst werden. Damit verlieren allerdings spätere Auswertungen an Aussagekraft. Eine detaillierte Aufschlüsselung der aufgewendeten Kosten nach Artikeln ist dann nicht mehr möglich.

! Die Erfassung von Kosten auf ein Projekt ist grundsätzlich nur dann möglich, wenn zwei Kriterien erfüllt sind: So muss das Tagesdatum des Materialzettels zwischen Projektanfang und -ende liegen und der Projektstatus darf maximal auf „Teilrechnung“ stehen.
i Erfassen Sie Materialkosten, die auch in die Buchhaltung einfließen müssen, beispielsweise Fahrt- und Verpflegungskosten usw., so können Sie die Anlage des Projektmaterials im Modul „Buchungssätze“ erledigen. Erfassen Sie dort einen entsprechenden Buchungssatz, so wird der dazugehörige Materialzetteleintrag automatisch erzeugt. Lesen Sie sich hierzu bitte den Abschnitt „Buchung von Projektmaterial“ im Kapitel „ [ Buchungssätze [ “ zur weiteren Information durch.

Um in das Modul „Material eingeben“ zu gelangen, müssen Sie aus dem Projektmenü den Menüpunkt „Stunden und Material eingeben“ aufrufen. Sie gelangen in die Eingabemaske des Moduls.

i Das Layout der Eingabemaske und die dort integrierten Listen können mit Hilfe des Layout-Editor bzw. List-Editors an Ihre eigenen Ansprüche angepasst werden. Lesen Sie sich bitte hierzu die Kapitel „Layout-Editor“ und „List-Editor“ zur weiteren Information durch.

Eine weitere Möglichkeit, auf das Modul „Material eingeben“ zugreifen zu können, ist der Zugang über das Internet/Intranet. Sie können auf diese Weise Materialzettel mit Hilfe eines Webbrowsers von einem entfernten Arbeitsplatz oder von einem Apple iPhone erfassen. Um weitere Informationen zur Erfassung von Materialzettel über das Internet/Intranet zu erhalten, lesen Sie sich bitte das Kapitel „ ConAktiv® im Web “ bzw. „ iPhone-Anbindung “ durch.