Das Modul „Projekte“ kann als Zentrale von ConAktiv® bezeichnet werden. Hier werden Projekte aller Art verwaltet. In diesem Modul läuft eine Vielzahl von Informationen aus einer Reihe von Modulen von ConAktiv® zusammen und können hier in vielerlei Hinsicht genutzt werden. So ist es möglich, im Modul „Projekte“ ein Projekt mengen-, zeit- und wertmäßig exakt zu planen und dort mit Hilfe von Auswertungen jederzeit zu überblicken und zu überwachen. Bei der zeitlichen Planung Ihrer Projekte und der Verplanung der Mitarbeiterressourcen für das Projekt unterstützt Sie der Projektplaner von ConAktiv®. Hier können Sie in einer grafisch orientierten Übersicht die Vorgänge eines Projektes zeitlich planen, die Mitarbeiter explizit den einzelnen Vorgängen zuordnen und automatisch verplanen (auslasten) lassen. Problempunkte, beispielsweise ungenügende Mitarbeiterressourcen für einen Vorgang, werden hervorgehoben und geben Ihnen die Möglichkeit, rechtzeitig dem entgegenzuwirken. Näheres hierzu finden Sie im Kapitel „ Kapazitäts- und Auslastungsplanung “.
In ein Projekt können nahezu alle Daten aus Ihrem Betriebsablauf einfließen. Das sind u. a. die Arbeitsstunden der Mitarbeiter und die entsprechenden Stundensätze, aufgewendete Materialien sowie eingekaufte und verkaufte Waren und Dienstleistungen. All diese Werte können in ConAktiv® den einzelnen Projekten zugeordnet werden. Die Erfassung dieser Werte erfolgt über die Module „Stunden- und Material eingeben“, „Eingangsrechnungen“ und „Rechnungen“. Ordnen Sie außerdem Ihre komplette Korrespondenz (im Modul „Schriftverkehr“ erfasste Briefe, Faxe usw.) den Projekten zu, so verfügen Sie mit Hilfe des Moduls „Projekte“ über ein mächtiges und aussagekräftiges Informationssystem.
Um zu einem solchen Informationssystem zu gelangen, müssen Sie ein Projekt mit großer Sorgfalt planen und ebenso sorgfältig die entsprechenden Projektwerte (z. B. Stunden, Materialien usw.) erfassen.
Haben Sie ein Projekt mit sämtlichen Tätigkeiten, Artikeln, Stücklisten, Ressourcen und Materialien erfasst, so können Sie später bei der Erstellung eines Angebots, Auftrags oder Lieferscheins bzw. einer Bestellung, Rechnung oder Eingangsrechnung diese Daten „per Knopfdruck“ einfügen. Eine Reihe der erfassten Werte der Rechnungen und Eingangsrechnungen fließen dann automatisch in das betreffende Projekt ein.
Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe eines Projekts kommt, neben den Funktionen „Drucken“ und „Faxen“, der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Projekte“ zu. Über diese Funktion kann ein Projekt entweder als E-Mail erzeugt werden (das Projekt wird in ein E-Mail Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen eines Projekts an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “, Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“ bei der Beschreibung „E-Mail“ durch.
Um ein Projekt in ConAktiv® zu erfassen, müssen Sie einen Kunden und, so präzise wie möglich, die geplanten Positionen mit den entsprechenden Planmengen und
-preisen eingeben. Darüber hinaus steht Ihnen noch eine Vielzahl von Feldern zur Beschreibung des Projektes zur Verfügung. Diese Felder können zum größten Teil durch Vorbelegungen (siehe entsprechende Abschnitte im Kapitel „
Vorbelegungen
“) automatisch bei Neuanlage eines Projektes ausgefüllt werden.
Sie können Daten aus bereits erfassten Angeboten direkt in ein Projekt einfügen. Dies können Sie auf eine der folgenden Arten erledigen:
Beim Einfügen eines Datensatzes aus dem Modul „Angebote“ in ein Projekt, werden alle für das Projekt relevanten Informationen übernommen. Auf diese Weise kann ein Projekt sehr schnell erstellt werden.
Um im Modul „Projekte“ schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie zuerst das Kapitel „ Grundlagen der Fakturierungsmodule “ durchlesen. Ebenfalls ist es sehr hilfreich, sich mit den Vorbelegungen vertraut zu machen und diese an sinnvollen Stellen einzusetzen. Darüber hinaus werden Sie hier häufig mit dem Browser arbeiten wollen. Lesen Sie sich bitte auch hierzu die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Browser “ durch.
