Einleitung

Das Modul „Eingangsrechnungen“ dient in erster Linie der Erfassung von Lieferantenrechnungen. Die Informationen, die Sie in den Eingangsrechnungen erfassen, können Sie zur Kontrolle der von Ihnen getätigten Umsätze bei einem Lieferanten nutzen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, diese Daten sowohl in die Buchhaltungsmodule „Offene Posten“ und „Buchungssätze“, als auch in das Modul „Projekte“ einfließen zu lassen. In diesen Modulen haben die Daten der Eingangsrechnungen folgende Funktionen:

• Im Modul „Offene Posten“ werden verbuchte Eingangsrechnungen als Verbindlichkeiten verwaltet. Dort können Sie auch die entsprechenden Zahlungen erfassen. Mit Hilfe des Moduls „Buchungssätze“ sind Sie in der Lage, die Eingangsrechnungsdaten über eine Schnittstelle an ein Finanzbuchhaltungsprogramm weiterzugeben. Derzeit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten wahlweise an die Finanzbuchhaltungsprogramme DATEV, CARAT, CONTO, Lexware, KHK, SunAccount oder Diamant weiterzugeben.
• In das Modul „Projekte“ fließen die in den Eingangsrechnungen erfassten Werte als Fremdkosten ein und können zu Auswertungszwecken herangezogen werden. Um aussagekräftige Projektauswertungen zu erhalten, sollten Sie konsequent alle Fremdkosten zu Projekten zuordnen.

Um grundsätzlich eine Eingangsrechnung in ConAktiv® zu erfassen, müssen Sie lediglich einen Lieferanten und die von Ihrem Lieferanten an Sie berechneten Positionen mit den entsprechenden Mengen und Preisen eingeben. Außerdem steht Ihnen noch eine Vielzahl von Feldern zur Beschreibung einer Eingangsrechnung zur Verfügung. Diese Felder können zum größten Teil durch Vorbelegungen (siehe entsprechende Abschnitte im Kapitel „ Vorbelegungen “) automatisch bei Neuanlage einer Eingangsrechnung ausgefüllt werden.

Darüber hinaus können Sie bereits erfasste Informationen aus Projekten, Bestellungen und Wareneingängen entweder über das Funktionenmenü oder über den Browser in eine Eingangsrechnung einfügen. Die in den Ausgangsmodulen ausgefüllten Felder werden in die entsprechenden Felder der Eingangsrechnung übernommen. Gegebenenfalls müssen Sie noch geringfügige Änderung vornehmen. Jedoch lässt sich auf diese Art und Weise eine Eingangsrechnung nahezu auf Knopfdruck erstellen.

Vorteilhaft ist es, wenn Sie Bestellungen in eine Eingangsrechnung einfügen. Hier werden ausschließlich die Bestellpositionen in die Eingangsrechnung eingesetzt, die noch nicht berechnet wurden. Somit verhindern Sie, dass bei Teillieferungen bestellte Positionen mehrfach in einer Eingangsrechnung erfasst werden.

Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe einer Eingangsrechnung kommt, neben den Funktionen „Drucken“ und „Faxen“, der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Eingangsrechnungen“ zu. Über diese Funktion kann eine Eingangsrechnung entweder als E-Mail erzeugt werden (die Eingangsrechnung wird in ein E-Mail Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen einer Eingangsrechnung an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “, Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“ bei der Beschreibung „E-Mail“ durch.

Um im Modul „Eingangsrechnungen“ schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie zuerst das Kapitel „ Grundlagen der Fakturierungsmodule “ durchlesen. Ebenfalls ist es sehr hilfreich, sich mit den Vorbelegungen vertraut zu machen und diese an den entsprechenden Stellen zu nutzen. Darüber hinaus werden Sie hier häufig mit dem Browser arbeiten wollen. Lesen Sie sich bitte auch hierzu die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Browser “ durch.