Mögliche Einstellungen für das Modul „Eingangsrechnungen“

Mit Hilfe des Moduls „Einstellungen“ können Sie für das Modul „Eingangsrechnungen“ eine Reihe von Einstellungen vornehmen, die das Arbeiten mit dem Modul beeinflussen. Diese Einstellungen wurden zum Teil schon oben im Text erwähnt und sollen an dieser Stelle noch einmal zusammengefasst werden.

Einstellung

Beschreibung

Buchungsdatum wird erfragt

Möchten Sie beim Verbuchen einer Eingangsrechnung das Buchungsdatum selbst wählen können, so haben Sie mit einer Einstellung die Möglichkeit dazu. Aktivieren Sie hierzu die Einstellung „Buchungsdatum wird erfragt“. Bei jeder Buchung, die Sie vornehmen, können Sie in einem Dialog ein beliebiges, gültiges Buchungsdatum eingeben. Standardmäßig wird in diesem Dialog das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.

Rechte werden bei Listenanzeige geprüft

Aktivieren Sie diese Einstellung für das Modul „Eingangsrechnungen“, so wird für die Funktion „Zugriffsrechte“ (Menü „Funktionen“ in der Bildschirmliste oder Eingabemaske) die Option „In Liste Anzeigen“ freigeschaltet. Somit werden den einzelnen Anwendern beim Aufruf der entsprechenden Liste nur die Datensätze angezeigt, zu denen sie ein Zugriffsrecht haben.

Beachten Sie bitte, dass diese Option den Aufruf eines Moduls verlangsamt, da nun jeder Datensatz dahingehend geprüft werden muss, ob der entsprechende Benutzer die benötigten Zugriffsrechte besitzt.

Drucklayout aus Formularen verwenden

Diese Einstellungen wählen Sie dann, wenn Sie nicht das Standardformular von ConAktiv®, sondern die von Ihnen selbst erstellten Formulare verwenden wollen.

Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe

Damit der Mitarbeiter, der eine Eingangsrechnung überprüfen soll (Feld „Zu Prüfen Von“, Eingabemaske, Register „Positionen“, des Moduls „Eingangsrechnungen“), auch erfährt, dass eine zu prüfende Eingangsrechnung vorliegt, können Sie diese Einstellung aktivieren. Sie bewirkt, dass die entsprechende Eingangsrechnung dem Mitarbeiter automatisch als Aufgabe (mit dem Text „Zu überprüfen“ in dem Feld „ZuTun“) vorgelegt wird.

Beim Löschen einer Eingangsrechnung wird auch die Aufgabe gelöscht, die aufgrund dieser Einstellung automatisch erzeugt wurde.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wenn die Eingangsrechnung geprüft wurde

Soll eine Aufgabe, die aufgrund der Einstellung „Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe“ zu einer Eingangsrechnung erzeugt wurde, als erledigt gekennzeichnet werden, sobald die Eingangsrechnung geprüft wurde, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Zu prüfende Eingangsrechnung automatisch als Aufgabe (auch an Stellvertreter)

Alternativ zu der obigen kann auch diese Einstellung für das Modul „Eingangsrechnungen “ aktiviert werden. Dann erhält nicht nur der Prüfer eine Aufgabe, sondern auch dessen Stellvertreter. Den Stellvertreter eines Mitarbeiters legen Sie in einem Mitarbeiterdatensatz im Feld „Stellvertreter Kürzel“ (Modul „ Mitarbeiter “, Eingabemaske, Registerkarte „Gehalt“) fest.

Geprüfte Eingangsrechnungen sind unveränderlich“

Soll eine geprüfte Eingangsrechnung nicht mehr veränderbar sein, so kann dies mit Hilfe dieser Einstellung bewirkt werden. Somit wird sichergestellt, dass eine geprüfte Eingangsrechnung weder beabsichtigt noch unbeabsichtigt verändert werden kann.

„Kostenstelle identisch zu ProjektNr!

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, dass bei Zuordnung eines Projektes zu einer Eingangsrechnung die Projektnummer automatisch als Standard-Kostenstelle übernommen wird.

Leeren Buchungstext durch Lieferant ersetzen!

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, dass der Firmenname des Lieferanten (Feld „Firmenname1“) als Text in das Feld „Belegtext“ der Eingangsrechnung (Register „Beschreibung“) übernommen wird, sofern das Feld „Belegtext“ beim Buchen der Eingangsrechnung nicht ausgefüllt ist.

Leeren Buchungstext durch Lieferantenkürzel ersetzen

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, dass das Lieferantenkürzel des Lieferanten (Modul „Lieferanten“, Eingabemaske, Register „Anschrift“, Feld „Lieferantenkürzel“) als Text in das Feld „Belegtext“ der Eingangsrechnung (Register „Beschreibung“) übernommen wird, sofern das Feld „Belegtext“ beim Buchen der Eingangsrechnung nicht ausgefüllt ist.

Bei Projektübernahme keine Positionen übernehmen!

Möchten Sie im Modul „Eingangsrechnungen“ festlegen, dass bei der Zuordnung eines Projektes zu einer Eingangsrechnung die Projektpositionen nie übernommen werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Kostenstelle in Positionen aus Projekt übernehmen!

Fügen Sie in die Positionsliste des Moduls „Eingangsrechnungen“ eine Position aus einem Projekt ein, so wird die im Projekt hinterlegte Kostenstelle (Modul „Projekte“, Register „Beschreibung“, Feld „Kostenstelle“) übernommen, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben.

Kostenstelle in alle Positionen aus Projektpos. übernehmen

Übernehmen Sie eine oder mehrere Projektpositionen mit jeweils der gleichen Kostenstelle in eine Eingangsrechnung, dann wird in der Eingangsrechnung diese Kostenstelle standardmäßig nur im Kopf der Eingangsrechnung, nicht aber in den einzelnen Eingangsrechnungspositionen ausgewiesen. Soll die Kostenstelle aus einer Projektposition grundsätzlich in die dazugehörige Eingangsrechnungsposition übernommen werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Pos. in Projekt als Textposition übernehmen!

Erfassen Sie eine Eingangsrechnung in Bezug auf eine Projektposition und möchten Sie, dass bei der betreffenden Projektposition eine Textzeile angehängt wird, welche die Informationen zu der Eingangsrechnung enthält, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Pos. in Projekt muss zugeordnet sein.

Möchten Sie verhindern, dass in einer Eingangsrechnung Positionen erfasst werden, die nicht konkret einer Projektposition zugeordnet sind, so können Sie dies mit Hilfe dieser Einstellung gewährleisten. Ist diese Einstellung aktiv, so kann eine Eingangsrechnung nicht mehr gespeichert werden, sofern nicht alle Positionen der Eingangsrechnung Projektpositionen zugeordnet sind.

Projektpositionen in Eingangsrechnungen nicht anlegen!

Ist es für Sie nicht notwendig, dass alle Eingangsrechnungspositionen auch im Projekt angelegt sind, so können Sie mit Hilfe dieser Einstellung die Abfrage zum Nachtragen einer Eingangsrechnungsposition im Projekt, die dort noch nicht vorhanden ist, unterbinden.

Keine Positionen mit Null-Betrag zulassen!

Aktivieren Sie diese Einstellung, so kann eine Eingangsrechnung nicht gespeichert werden, sofern in dieser eine Position existiert, deren Zeilensumme gleich Null ist.

Differenz Summe – Kontrollsumme muss Null sein

Aktivieren Sie diese Einstellung, so kann eine Eingangsrechnung erst dann gespeichert werden, wenn die Differenz zwischen Kontrollsumme und Bruttogesamtsumme der Eingangsrechnung gleich Null ist.

Ext. Beleg-Nr statt ER-Nr in Projekt übernehmen

Weisen Sie die Eingangsrechnung bei einer zugeordneten Projektposition aus, so wird in der Projektposition in der Spalte „Artikel-Nr.“ die von ConAktiv® vergebene Eingangsrechnungsnummer übernommen. Soll anstelle dieser Eingangsrechnungsnummer die externe Belegnummer, also die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten übernommen werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

PDF Dokument automatisch an Mail hängen

Damit beim Ausführen der Funktion „E-Mail“ in der Eingabemaske des Moduls „Eingangsrechnungen“ ein ausgefülltes Eingangsrechnungsformular als PDF-Dokument einer E-Mail angehängt wird, muss u.a. diese Einstellung aktiviert werden.

Ext. Belegnummer bei Erfassung prüfen

Möchten Sie, dass ConAktiv® prüft, ob die eingegebene externe Belegnummer bereits für eine Eingangsrechnung des zugeordneten Lieferanten erfasst wurde, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Projekt beim Speichern der Position nicht zuordnen

Möchten Sie nicht, dass bei Speicherung einer einem Projekt zugeordneten Eingangsrechnung alle Eingangsrechnungspositionen automatisch auch diesem Projekt zugeordnet werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Nur Fremdleistungen aus PR in BF, BE, WE und ER (System)

Aktivieren Sie diese Einstellung, so können Sie in einer Eingangsrechnung nur solche Leistungen erfassen, die im Projekt als Fremdleistungen gekennzeichnet sind. Soll in einer Eingangsrechnung eine Leistung erfasst werden, die noch nicht im Projekt vorhanden ist, so können Sie ausschließlich auf Artikel aus den Stammdaten zurückgreifen, die dort als Fremdleistungen gekennzeichnet sind.

Belegtext statt LieferantenName in Projekt übernehmen

Soll bei der Textzeile im Projekt anstelle des Lieferantennamen aus der Eingangsrechnung der Belegtext der Eingangsrechnung angezeigt werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe an 2. Prüfer

Ist diese Einstellung aktiv und ist das Mitarbeiterkürzel eines Sachbearbeiters im Feld „Prüfer 2 Mi Kürzel“ in der Eingabemaske einer Eingangsrechnung eingetragen, dann wird eine Aufgabe an den zweiten Prüfer erzeugt, sobald die Eingangsrechnung durch einen ersten Prüfer geprüft und gespeichert wird.

Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe an 2. Prüfer (auch an Stellvertreter)

Ist diese Einstellung aktiv und ist das Mitarbeiterkürzel eines Sachbearbeiters im Feld „Prüfer 2 Mi Kürzel“ in der Eingabemaske einer Eingangsrechnung eingetragen, dann wird eine Aufgabe an den zweiten Prüfer und dessen Stellvertreter erzeugt, sobald die Eingangsrechnung durch einen ersten Prüfer geprüft und gespeichert wird.

Projektwerte aus Eingangsrechnungen erst beim Buchen aktualisieren!

Die Eingangsrechnungswerte werden grundsätzlich beim Speichern einer Eingangsrechnung im dazugehörigen Projekt und in der Projektposition aktualisiert. Wird die betreffende Projektposition abgerechnet, dann sind keine Änderungen in der Eingangsrechnungsposition mehr möglich, u.a. auch eine Änderung der Kontierung. Durch Aktivierung dieser Einstellung können Sie festlegen, dass die Aktualisierung erst beim Buchen der Eingangsrechnung erfolgt.

Anmerkung: Damit bei bereits bestehenden Eingangsrechnungen die Aktualisierung der Projektwerte nicht mehrfach durchgeführt wird, wird mit dem Feld: [EingangsRechnungen]ProjektBeimBuchenAktualisieren gekennzeichnet, ob für diese Eingangsrechnung die Einstellung Gültigkeit hat oder nicht.

ER_Position in Projekt: Beschreibung und Kurzbeschr. in Beschreibung!

Soll bei der Textzeile im Projekt in der Spalte „Beschreibung“ sowohl die Kurzbeschreibung als auch die Beschreibung aus der Eingangsrechnungsposition (getrennt durch „:“, z.B. „Kurzbeschreibung: Beschreibung“) angezeigt werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Hierzu muss die allgemeine Einstellung „Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe an 2. Prüfer“ für das Modul „Eingangsrechnungen “ aktiviert werden.

Ist diese Einstellung aktiv und ist das Mitarbeiterkürzel eines Sachbearbeiters im Feld „Prüfer 2 Mi Kürzel“ der Eingangsrechnung eingetragen, dann wird eine Aufgabe an den zweiten Prüfer erzeugt, sobald die Eingangsrechnung durch den ersten Prüfer geprüft und gespeichert wird. In dieser Aufgabe steht im Feld „Zu tun“ der Text „Zu überprüfen“ und in den Feldern „Bezug“ und „NR“ ist ein Verweis auf die Eingangsrechnung .

Alternativ hierzu kann auch die allgemeine Einstellung „Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe an 2. Prüfer (auch an Stellvertreter)“ für das Modul „Eingangsrechnungen “ aktiviert werden. Dann erhält nicht nur der zweite Prüfer eine Aufgabe, sondern auch dessen Stellvertreter.