Einleitung

Im Modul „Offene Posten“ werden die in der alltäglichen Fakturierung anfallenden Forderungen und Verbindlichkeiten verwaltet. Mit Hilfe dieses Moduls haben Sie die Möglichkeit sich jederzeit einen Überblick darüber zu verschaffen, welche Rechnungsbeträge Ihre Kunden noch bei Ihnen bzw. Sie bei Ihren Lieferanten zu begleichen haben. Darüber hinaus erfassen Sie im Modul „Offene Posten“ auch die zu den offenen Forderungen bzw. Verbindlichkeiten geleisteten Zahlungen. Somit haben Sie auch jederzeit die Kontrolle über den tatsächlichen Zahlungsein- und -ausgang.

Das Modul „Offene Posten“ bietet zusätzlich Funktionen zur Erzeugung von Mahnungen und zum elektronischen Zahlungsverkehr (SEPA), an. Mit Hilfe des Datenträgeraustausches können Sie zu den offenen Posten Zahlungsanweisungen (Überweisungen) sowie Einziehungen (Lastschriften) erzeugen, diese auf Diskette speichern und an Ihre Bank zur weiteren Bearbeitung übergeben. Das Ausfüllen der Überweisungen und Lastschriften „von Hand“ entfällt somit.

Aufgrund welcher Aktionen in ConAktiv® offene Posten erzeugt werden, wird im Folgenden beschrieben:

  • Buchungen von Rechnungen.
    Beim Buchen einer Rechnung wird eine offene Forderung erzeugt. Diese Forderung bleibt so lange erhalten, bis sie durch eine oder auch mehrere Zahlungen ausgeglichen, die entsprechende Rechnung storniert oder durch eine Gutschrift aufgehoben wird.
  • Buchungen von Gutschriften.
    Wird eine Gutschrift gebucht, so wird in der Regel eine offene Verbindlichkeit erzeugt. Ausnahme: Erfassen Sie eine Gutschrift, die eine Rechnung aufheben soll, wird die Rechnung und auch die Gutschrift ausgeglichen. Möchten Sie auch in diesem Fall eine eigene offene Verbindlichkeit erzeugen, so können Sie hierzu eine Einstellung aktivieren.
  • Buchungen von Eingangsrechnungen.
    Beim Buchen einer Eingangsrechnung wird eine offene Verbindlichkeit erzeugt. Diese Verbindlichkeit bleibt so lange erhalten, bis sie durch eine oder auch mehrere Zahlungen ausgeglichen oder die entsprechende Eingangsrechnung storniert wird.
  • Erfassung von Zahlungen
    Eine Zahlung erfassen Sie immer in Bezug auf eine offene Forderung oder offene Verbindlichkeit. Beim Speichern der Zahlung entsteht ein Zahlungsposten, der die betreffende Forderung bzw. Verbindlichkeit ganz oder teilweise ausgleicht. Erst wenn ein Posten komplett durch entsprechende Zahlungen ausgeglichen wurde, ist er nicht mehr offen.
  • anfallende Gebühren bei einem Mahnlauf
    Starten Sie einen Mahnlauf, so werden, gemäß der im Modul „Systemparameter“ hinterlegten Mahnstammdaten, zu den offenen Forderungen noch weitere offene Posten, welche die Mahngebühren repräsentieren, angelegt. Diese werden wiederum durch Zahlungen ausgeglichen.
  • manuelle Anlage
    Unter der Voraussetzung, dass das Modul „Buchungssätze“ nicht in Ihrer ConAktiv®-Konfiguration enthalten ist, können Sie auch manuell offene Posten erfassen. Dann können Sie auch offene Forderungen und Verbindlichkeiten direkt im Modul „Offene Posten“ anlegen.

In diesem Kapitel sollen nun zunächst die einzelnen Elemente des Moduls „Offene Posten“ und im Anschluss daran, dann die Vorgehensweise

  • bei der Anlage eines offenen Postens,
  • beim Ausgleich eines offenen Postens mit Hilfe einer Zahlung,
  • bei der Durchführung eines Mahnlaufes

und

  • bei der Einrichtung und Ausführung des Datenträgeraustausches

beschrieben werden.