Einstellung

Beschreibung

Buchungsdatum wird erfragt

Möchten Sie beim Verbuchen einer Rechnung das Buchungsdatum selbst wählen können, so haben Sie mit einer Einstellung die Möglichkeit dazu. Aktivieren Sie hierzu die Einstellung „Buchungsdatum wird erfragt“. Bei jeder Buchung, die Sie vornehmen, können Sie in einem Dialog ein beliebiges, gültiges Buchungsdatum eingeben.

Vorschlagswerte automatisch erzeugen

Fügen Sie ein Projekt in eine Rechnung ein, so können Sie von ConAktiv® berechnete Vorschlagswerte in die Rechnung übernehmen. Diese Vorschlagswerte betreffen die Anzahl und den Rechnungsbetrag einer Rechnungsposition. Standardmäßig müssen Sie, bevor Sie ein Projekt in eine Rechnung einfügen, das entsprechende Projekt öffnen und dort in der Eingabemaske aus dem Menü „Spezialfunktionen“ die Funktion „Werte für nächste Rechnung berechnen“ ausführen. Daraufhin berechnet ConAktiv® die Vorschlagswerte. Mit Hilfe einer Einstellung können Sie jedoch diesen Vorgang automatisieren. Aktivieren Sie im Modul „Einstellungen“ die Einstellung „Vorschlagswerte automatisch erzeugen“. Sobald Sie das Projekt in eine Rechnung einfügen, werden nun die entsprechenden Vorschlagswerte automatisch im Projekt erzeugt und in die Rechnung eingesetzt. Lesen Sie dazu bitte die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Projekte “ durch.

Rechte werden bei Listenanzeige geprüft

Aktivieren Sie diese Einstellung für das Modul „Rechnungen“, so wird für die Funktion „Zugriffsrechte“ (Menü „Funktionen“ in der Bildschirmliste oder Eingabemaske) die Option „In Liste Anzeigen“ freigeschaltet. Somit werden den einzelnen Anwendern beim Aufruf der entsprechenden Liste nur die Datensätze angezeigt, zu denen sie ein Zugriffsrecht haben.

Beachten Sie bitte, dass diese Option den Aufruf eines Moduls verlangsamt, da nun jeder Datensatz dahingehend geprüft werden muss, ob der entsprechende Benutzer die benötigten Zugriffsrechte besitzt.

Drucklayout aus Formularen verwenden

Diese Einstellung wählen Sie dann, wenn Sie nicht das Standardformular von ConAktiv®, sondern die von Ihnen selbst erstellten Formulare verwenden wollen.

Zu prüfende Rechnungen automatisch als Aufgabe

Damit der Mitarbeiter, der eine Rechnung überprüfen soll (Feld „Zu Prüfen Von“, Eingabemaske, Register „Positionen“, des Moduls „Rechnungen“), auch erfährt, dass eine zu prüfende Rechnung vorliegt, können Sie diese Einstellung aktivieren. Sie bewirkt, dass die entsprechende Rechnung dem Mitarbeiter automatisch als Aufgabe (mit dem Text „Zu überprüfen“ in dem Feld „ZuTun“) vorgelegt wird.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wenn die Rechnung geprüft wurde

Soll eine Aufgabe, die aufgrund der Einstellung „Zu prüfende Rechnungen automatisch als Aufgabe“ zu einer Rechnung erzeugt wurde, als erledigt gekennzeichnet werden, sobald die Rechnung geprüft wurde, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Geprüfte Rechnungen sind unveränderlich

Soll eine geprüfte Rechnung nicht mehr veränderbar sein, so kann dies mit Hilfe dieser Einstellung bewirkt werden. Somit wird sichergestellt, dass eine geprüfte Rechnung weder beabsichtigt noch unbeabsichtigt verändert werden kann.

Versandkosten aus Lieferschein übernehmen!

Aktivieren Sie diese Einstellung, so werden beim Einfügen eines Lieferscheins in eine Rechnung die Versandkosten nicht neu berechnet, sondern aus dem Lieferschein übernommen.

EDI-Rechnungen sind unveränderlich!

Ist diese Einstellung aktiviert, so sind die Rechnungen, die aus einem EDI-Auftrag bzw. EDI-Lieferschein erstellt wurden, nicht veränderbar.

EDI-Datenexport durchführen

Um die Durchführung eines EDI-Exports im Modul „Rechnungen“ zu ermöglichen, muss diese Einstellung aktiviert werden.

Kostenstelle in Positionen aus Projekt übernehmen!

Fügen Sie in die Positionenliste des Moduls „Rechnungen“ eine Position aus einem Projekt ein, so wird die im Projekt hinterlegte Kostenstelle (Modul „Projekte“, Register „Beschreibung“, Feld „Kostenstelle“) übernommen, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben.

Keine 0-Beträge aus Projekten übernehmen

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie bestimmen, dass Projektpositionen, in denen die Werte in der Spalte „Anz. n. Rechnung“ bzw. „Zeit n. Rechnung“ gleich 0 sind, beim Einfügen des betreffenden Projektes in eine Rechnung nicht übernommen werden.

Keine 0-Mengen aus Lieferscheinen übernehmen

Aktivieren Sie diese Einstellung, so werden aus einem Lieferschein, der in eine Rechnung eingefügt wird, lediglich die Artikel übernommen, deren Liefermenge (Spalte „Einheiten“) ungleich 0 ist.

Nur eine Rechnung aus Lieferschein erzeugen

Aktivieren Sie diese Einstellung, so kann zu einem Lieferschein maximal eine Rechnung erstellt werden. Versuchen Sie dennoch eine weitere Rechnung zu dem betreffenden Lieferschein zu erstellen, so werden Sie durch eine entsprechende Meldung darauf hingewiesen. Die Anlage der Rechnung wird abgebrochen.

EK und VK aus anhängenden ER-Positionen errechnen

Ist diese Einstellung aktiviert, so wird bei allen Rechnungspositionen, bei denen Fremdleistungspositionen angehängt sind, sowohl EK als auch VK aus den angehängten Fremdleistungspositionen errechnet.

Leeren Buchungstext durch Projekt-Nr. ersetzen!

Aktivieren Sie diese Einstellung, so wird beim Buchen einer Rechnung die Nummer des zugeordneten Projektes als Belegtext übernommen, sofern in das Feld „Belegtext“ (Register „Beschreibung“) nichts eingegeben wurde.

PDF Dokument automatisch an Mail hängen

Damit beim Ausführen der Funktion „E-Mail“ in der Eingabemaske des Moduls „Rechnungen“ ein ausgefülltes Auftragsformular als PDF-Dokument einer E-Mail angehängt wird, muss u.a. diese Einstellung aktiviert werden.

Pos. in Projekt muss zugeordnet sein.

Möchten Sie verhindern, dass in einer Rechnung Positionen erfasst werden, die nicht konkret einer Projektposition zugeordnet sind, so können Sie dies mit Hilfe dieser Einstellung gewährleisten. Ist diese Einstellung aktiv, so kann eine Rechnung nicht mehr gespeichert werden, sofern nicht alle Positionen der Rechnung Projektpositionen zugeordnet sind.

Diese Einstellung ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn für Reports sichergestellt sein muss, dass alle Positionen der Rechnung Projektpositionen zugeordnet sind.

Projektpositionen in Rechnungen nicht anlegen!

Ist es für Sie nicht notwendig, dass alle Rechnungspositionen auch im Projekt angelegt sind, so können Sie mit Hilfe dieser Einstellung die Abfrage zum nachtragen einer Rechnungsposition im Projekt, die dort noch nicht vorhanden ist, unterbinden.

Konten bei Kundenänderung immer anpassen

Ändern Sie in einer Rechnung den Kunden, so werden Sie standardmäßig gefragt, ob die Konten (Erlöskonten) in der Rechnung an den neuen Kunden angepasst werden sollen. Soll die Konten immer und ohne Abfrage aktualisiert werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Formular kann nicht manuell geändert werden

Möchten Sie verhindern, dass in einem ausgefüllten Rechnungsformular irgendwelche manuelle Änderungen vorgenommen werden können, so aktivieren Sie diese Einstellung. Damit kann unter dem Register „Textverarbeitung“ der Rechnung nur noch ein Formular ausgewählt werden. Ein manuelles Eingreifen in den Formulartext ist nicht möglich.

Projekt beim Speichern der Position nicht zuordnen

Möchten Sie nicht, dass bei Speicherung einer einem Projekt zugeordneten Rechnung alle Rechnungspositionen automatisch auch diesem Projekt zugeordnet werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Druckformular nach Drucken automatisch mitspeichern!

Ist diese Einstellung aktiv, so wird beim Drucken aus der Bildschirmliste über die Spezialfunktion „Druck Form.“ bzw. über das Druckersymbol in der Funktionsleiste der Eingabemaske immer ein Formular neu ausgefüllt und automatisch abgespeichert. Diese Einstellung greift nicht, wenn beim Druck aus der Bildschirmliste im Dialog zur Auswahl des Formulars die Option „Voreingestellte Formulare verwenden" aktiviert wurde bzw. in der Eingabemaske auf dem Register „Textverarbeitung“ die Option „Angezeigtes Formular bei Druck oder Fax verwenden!“.

Mit dieser Einstellung stellen Sie sicher, dass beim Drucken einer Rechnung das ausgewählte Formular, so wie es zum Kunden letztendlich gesendet wurde, im Rechnungsdatensatz abgespeichert wird.

In diesem Zusammenhang ist es sinnvoll, die allgemeinen Einstellungen „Rechnungen: Formular kann nicht manuell geändert werden" und „System: Beim Drucken keine Sicherungsabfrage" zu aktivieren, sodass auch in der Eingabemaske sichergestellt wird, dass bei jeder Änderung der Rechnung und beim darauf folgenden Druck der Rechnungsdatensatz immer gespeichert wird und keine manuellen Änderungen im Rechnungsformular vorgenommen werden können.

Formular beim Speichern neu ausfüllen

Um sicherzustellen, dass tatsächlich alle Änderungen, die Sie in einer Rechnung vorgenommen haben, auch im ausgefüllten Formular vorhanden sind, können Sie festlegen, dass bei jeder Speicherung der Rechnung das unter dem Register „Textverarbeitung“ im PopUp-Menü „Angezeigtes Formular neu ausfüllen!“ eingestellte Formular neu ausgefüllt wird. Hierzu müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Es ist empfehlenswert, dass bei Nutzung dieser Funktionalität auch die Einstellung „Formular kann nicht manuell geändert werden“ für das Modul „Rechnungen“ aktivieren, da sämtliche manuelle Änderungen am Formular bei Speicherung der Rechnung verloren gehen. Darüber hinaus können Sie im Modul „Vorbelegungen“ das Feld „Formularname“ des Moduls „Rechnungen“ mit einem Formular belegen, damit dieses bei Speicherung der Rechnung ohne Vorauswahl benutzt wird.

Formular kann nach dem Buchen geändert, jedoch nicht abgespeichert werden!

Wurde eine Rechnung gebucht, dann ist es nicht mehr möglich, ein Formular auf der Registerkarte „Textverarbeitung“ zum Ausfüllen auszuwählen. Möchten Sie dennoch in der Lage sein, ein Formular in einer gebuchten Rechnung auszufüllen und ggf. zu drucken, dann aktivieren Sie diese allgemeine Einstellung. Das Speichern der Rechnung mit dem neu ausgefüllten Formular ist jedoch weiterhin nicht möglich.

Keine NWB-Positionen aus PR in Rechnungen übernehmen

Ist die Einstellung „ Keine 0-Beträge aus Projekten übernehmen “ aktiviert, dann werden beim Erstellen einer Rechnung aus einem Projekt heraus nur die Positionen in die Rechnung übernommen, für die ein Rechnungsvorschlag existiert. Deaktivieren Sie die Einstellung, dann werden u.a. auch die Positionen übernommen, die nicht weiter berechnet werden sollen, d.h. bei denen die Berechnungsart „Nicht weiter berechnen“ eingestellt ist. Aktivieren Sie die Einstellung „Keine NWB-Positionen aus PR in Rechnungen übernehmen“, dann werden diese Positionen nicht mit in die Rechnung übernommen.

Keine Eingangsrechnungs-positionen aus PR in Rechnungen übernehmen

Sollen beim Erstellen einer Rechnung aus einem Projekt heraus keine Eingangsrechnungspositionen (die als Textposition an einer Fremdleistung anhängen) mit in die Rechnung übernommen werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung. Dies ist u.a. dann interessant, wenn Fremdleistungen zu einem Festpreis abgerechnet werden und die Eingangsrechnungspositionen nicht in der Rechnung auftauchen sollen.

Kostenstelle in alle Positionen aus Projektpos. übernehmen

Übernehmen Sie eine oder mehrere Projektpositionen mit jeweils der gleichen Kostenstelle in eine Rechnung, dann wird in der Rechnung diese Kostenstelle standardmäßig nur im Kopf der Rechnung, nicht aber in den einzelnen Rechnungspositionen ausgewiesen. Soll die Kostenstelle aus einer Projektposition grundsätzlich in die dazugehörige Rechnungsposition übernommen werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

ER-Positionen bei Obersumme berücksichtigen

(System)

Soll der VK einer Rechnungsposition (und auch bei einer Angebots-, Auftrags-, Lieferschein- oder Projektposition) gemäß der zugeordneten Eingangsrechnungspositionen (zuzüglich eines Fremdkostenzuschlags) automatisch errechnet werden, so aktivieren Sie diese Einstellung und stellen Sie die Projektposition auf Obersumme („=“-Zeichen in der ersten Spalte). Diese Einstellung ist nur im Zusammenhang mit der Einstellung „Eingangsrechnungen: Pos. in Projekt als Textposition übernehmen!“ sinnvoll.

Ansprechpartner Kunde: Über alle Kunden suchen

(System)

Haben Sie über die Felder „Kunden-Nr.“ oder „Firmenname1“ einen Kunden gewählt, dann können Sie über das Feld „Name“ einen bestimmten Ansprechpartner dieses Kunden suchen. Möchten Sie dagegen, dass bei der Eingabe eines Nachnamens in das Feld „Name“ alle Kunden Kundenansprechpartner durchsucht werden, dann müssen Sie diese Einstellung aktivieren. Diese Einstellung greift auch in den Modulen „Projekte“, „Angebote“, „Aufträge“, „Lieferscheine“ und „Gutschriften“.