Mit Hilfe des Moduls „Vorbelegungen“ können Sie drei verschiedene Arten von Vorbelegungen für die Datensätze einer Vielzahl von ConAktiv®-Modulen definieren:
- Sie können Felder automatisch mit vordefinierten Werten vorbelegen. D. h., sobald Sie in einem Modul einen neuen Datensatz anlegen, werden die Felder, die vorbelegt wurden, automatisch ausgefüllt. Die vorbelegten Feldwerte, sind Vorschlagswerte und können nachträglich manuell geändert werden.
- Sie können Felder automatisch mit vordefinierten Werten vorbelegen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. D. h., sobald Sie in einem Modul einen neuen Datensatz das erste Mal speichern, werden die vorbelegten Felder automatisch ausgefüllt - vorausgesetzt die in der Vorbelegung definierte Bedingung ist erfüllt. Die vorbelegten Feldwerte, sind Vorschlagswerte und können nachträglich manuell geändert werden. Diese Vorbelegungsart ist derzeit nur für „Nummernfelder“ wie Rechnungsnummer, Angebotsnummer, Auftragsnummer usw. verfügbar.
- Sie können Datensätze mit Zugriffsrechten vorbelegen. D. h., sobald ein Datensatz von einem Benutzer neu angelegt wird, wird dieser mit Rechten belegt, welche die Zugriffsmöglichkeiten auf den Datensatz für bestimmte Benutzer und Benutzergruppen festlegen. Die Zugriffsrechte umfassen die Anzeige eines Datensatzes in der Bildschirmliste des entsprechenden Moduls, das Ändern, das Löschen und das Öffnen eines Datensatzes. So kann ein Benutzer beispielsweise vertrauliche Dokumente, die er im Modul „Schriftverkehr“ erstellt hat, wirklich nur ausgewählten Benutzern zugänglich machen.
Die auf einen Datensatz vorbelegten Zugriffsrechte können mit Hilfe der Funktion „Zugriffsrechte“ aus dem Funktionenmenü wieder geändert werden.
