Einleitung

Das Modul „Rechnungen“ dient der Abrechnung von Kundenaufträgen. Die Erfassung und spätere Verbuchung von Rechnungen liefert Ihnen zum einen eine Übersicht über die Kundenumsätze. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, diese Daten sowohl in die Buchhaltungsmodule „Offene Posten“ und „Buchungssätze“, als auch in die Module „Projekte“ und „Kunden“ einfließen zu lassen. In diesen Modulen haben die Rechnungsdaten folgende Funktionen:

• Im Modul „Offene Posten“ werden verbuchte Rechnungen als Forderungen verwaltet. Dort können Sie auch die entsprechenden Zahlungen erfassen. Mit Hilfe des Moduls „Buchungssätze“ sind Sie in der Lage die Rechnungsdaten über eine Schnittstelle an ein Finanzbuchhaltungsprogramm weiterzugeben. Derzeit haben Sie die Möglichkeit Ihre Daten an die Finanzbuchhaltungsprogramme DATEV, CARAT, CONTO, Lexware, KHK, SunAccount und Diamant weiterzugeben.
• In das Modul „Projekte“ fließen die in den Rechnungen erfassten Werte als bereits berechnete Werte ein und können zu Auswertungszwecken und zum Vorschlag weiterer Rechnungen herangezogen werden. Um aussagekräftige Projektauswertungen zu erhalten, sollten Sie konsequent alle Rechnungen, und dort alle Positionen, zu Projekten bzw. Projektpositionen zuordnen.
• In das Modul „Kunden“ werden die gebuchten Rechnungsbeträge als Umsätze auf die entsprechenden Kunden gebucht. In dem Kundendatensatz werden die Umsätze des vergangenen Jahres, des aktuellen Jahres, des aktuellen Monats sowie des folgenden Monats verwaltet.

Um eine Rechnung in ConAktiv® zu erfassen, müssen Sie lediglich einen Kunden und die zu berechnenden Positionen mit den entsprechenden Mengen und Preisen eingeben. Darüber hinaus steht Ihnen noch eine Vielzahl von Feldern zur Beschreibung einer Rechnung zur Verfügung. Diese Felder können zum größten Teil durch Vorbelegungen (siehe entsprechende Abschnitte im Kapitel „ Vorbelegungen “) automatisch bei Neuanlage einer Rechnung ausgefüllt werden.

Sie können Daten aus bereits erfassten Projekten, Angeboten, Aufträgen und Lieferscheinen direkt in eine Rechnung einfügen. Dies können Sie auf eine der folgenden Arten erledigen:

• Mit den Funktionen „Daten übernehmen“ und „Daten einfügen“ im Funktionenmenü.
• Mit Hilfe des Browsers.
• Durch Eingabe der entsprechenden Belegnummer (Projekt-, Auftragsnummer usw.)

Beim Einfügen eines Datensatzes der genannten Module in eine Rechnung, werden alle für die Rechnung relevanten Informationen übernommen. Auf diese Weise kann eine Rechnung sehr schnell erstellt werden.

Aus den Modulen „Lieferscheine“ und „Projekte“ haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen per Knopfdruck zu erzeugen. Dort existieren in der Bildschirmliste die Funktionen „Rechnung“ und „ Sammelrechnung “ (Modul „Lieferscheine“) bzw. „Sammelrechnung“ (Modul „Projekte“). Markieren Sie in der Bildschirmliste einen oder mehrere Lieferscheine bzw. Projekte und führen Sie eine dieser Funktionen aus, so werden die markierten Lieferscheine bzw. Projekte in Rechnungen bzw. in eine Sammelrechnung umgewandelt. Hierbei wird das Modul „Rechnungen“ gestartet, die Rechnungen werden erzeugt und in der Bildschirmliste angezeigt.

Um im Modul „Rechnungen“ schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie zuerst das Kapitel „ Grundlagen der Fakturierungsmodule “ durchlesen. Ebenfalls ist es sehr hilfreich, sich mit den Vorbelegungen vertraut zu machen und diese an sinnvollen Stellen einzusetzen. Darüber hinaus werden Sie hier häufig mit dem Browser arbeiten wollen. Lesen Sie sich bitte auch hierzu die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Browser “ durch.

Sollte es in einer Rechnung bei der Berechnung der Umsatzsteuer zu Differenzen kommen, wenn Sie den von ConAktiv® berechneten Bruttobetrag eines Belegs dem Betrag gegenüberstellen, den Sie per Hand aufgrund der Gesamtnettosumme berechnet haben, dann handelt es sich nicht um einen Rechenfehler von ConAktiv®, sondern es ist die Folge von unvermeidlichen Rundungsdifferenzen. Eine ausführliche Erklärung hierzu finden Sie auf dem Infoblatt unter {PDFLink href="http://www.conaktiv.de/assets/Uploads/ao-downloadfiles/Rundungsdifferenzen-bei-der-Umsatzberechnung-14.03.17.pdf"} http://www.conaktiv.de/assets/Uploads/ao-downloadfiles/Rundungsdifferenzen-bei-der-Umsatzberechnung-14.03.17.pdf {/PDFLink} . [[/Hinweisbox]]