Im nächsten Schritt legen Sie für E-Mails fest, auf welche Art diese zwischen ConAktiv® und Outlook® abgeglichen werden sollen. Hierbei stehen unter dem Register „Email“ im PopUp-Menü „Email“ folgende Abgleicharten zur Verfügung:
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Ob ein Benutzer die Abgleichart für E-Mails selbst bestimmen kann, können Sie mit Hilfe des Rechts „Outlook: Outlook Email abgleichen“ steuern. Ist einem Benutzer das Recht entzogen, so ist das PopUp-Menü inaktiv. Es kann nur die vom Administrator voreingestellten Abgleichart verwendet werden.
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Ein Abgleich bezieht sich immer auf die Daten, die sich in den festgelegten Abgleichordnern befinden.
Die folgenden Erläuterungen der Abgleicharten beziehen sich immer auf die Auswahl der in den Abgleichordnern enthaltenen Daten. Wird hier beispielsweise von sämtlichen Daten gesprochen, so sind sämtliche in den Abgleichordnern befindlichen Daten gemeint.
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Der Abgleich von E-Mails zwischen ConAktiv® und Outlook® geschieht lediglich in eine Richtung. Es werden ausschließlich E-Mails aus Outlook® nach ConAktiv® übernommen, nicht umgekehrt. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, beim Erstellen von E-Mails aus einem ConAktiv®-Modul heraus (beispielsweise aus dem Modul „Ansprechpartner“, „Angebote“ usw.; nicht Modul „E-Mail“), Microsoft Outlook® zum Versand zu verwenden. Beim Ausführen der Funktion „E-Mail erzeugen“ wird dann nicht im Modul „E-Mail“ von ConAktiv® ein neuer Datensatz erstellt, sondern in Outlook®. Diese über Outlook® versandten E-Mails können dann wieder nach ConAktiv® übernommen werden, sodass Sie in beiden Systemen tatsächlich den gleichen E-Mail Bestand haben. Um den Versand über Outlook® nutzen zu können, müssen Sie die allgemeine Einstellung „Email: Emails direkt über Outlook verschicken“ aktivieren.
- Kein Abgleich
Wählen Sie diese Abgleichart, so findet kein Abgleich der E-Mails von ConAktiv® und Outlook® statt. - Geänderte Mails werden aus Outlook übernommen
Wählen Sie diese Abgleichart, so werden die in den Abgleichordnern von Outlook® seit dem letzten Abgleich neu erstellten oder neu empfangenen E-Mails nach ConAktiv® übertragen.
E-Mails, die nach dem letzten Abgleich mit der Abgleichart „Geänderte Mails werden aus Outlook übernommen“ (siehe unten) von einem Outlook®-Ordner, der nicht abgeglichen wird, in einen Abgleichordner verschoben wurden, werden nicht an ConAktiv® übergeben . Wenn jedoch eine E-Mail aus einem Abgleichsordner in einen anderen Abgleichordner verschoben wird, wird diese E-Mail weiterhin abgeglichen.
Die in den Abgleichordnern von Outlook® seit dem letzten Abgleich geänderte E-Mails werden in ConAktiv® in den entsprechenden Feldern aktualisiert. - Alle Mails werden aus Outlook übernommen
Wählen Sie diese Abgleichart, so werden die in den Abgleichordnern von Outlook® seit dem letzten Abgleich neu erstellten oder neu empfangenen E-Mails nach ConAktiv® übertragen. Hierbei werden auch solche E-Mails an ConAktiv® übergeben , die nach dem letzten Abgleich von einem Outlook®-Ordner, der nicht abgeglichen wird, in einen Abgleichordner verschoben wurden.
Die in den Abgleichordnern von Outlook® seit dem letzten Abgleich geänderte E-Mails werden in ConAktiv® in den entsprechenden Feldern aktualisiert. - Alle Mails werden aus Outlook neu übernommen, auch die in ConAktiv gelöschten
Wählen Sie diese Abgleichart, so werden die in den Abgleichordnern von Outlook® enthaltenen E-Mails nach ConAktiv® übertragen, auch wenn diese bereits übertragen wurden. Hierbei werden auch solche E-Mails an ConAktiv® übergeben , die bereits nach übertragen, dort aber gelöscht wurden.
