Mit ConAktiv® können Sie mehrere Mandanten verwalten, d.h. Sie können die Datenbestände verschiedener Firmen in all ihren Aspekten mit einem einzigen ConAktiv®-System verwalten. Dadurch entfallen hohe Anschaffungskosten und ebenso die Kosten für die Administration mehrerer Systeme.
Die Datenbestände der einzelnen Mandanten werden physikalisch in ein und derselben Datendatei gespeichert. Die logische Trennung wird durch ConAktiv® sichergestellt. Allerdings ist es prinzipiell möglich, mandantenübergreifend Auswertungen zu erstellen. So können Sie also beispielsweise Projektauswertungen erstellen, welche die Projektdaten aller Mandanten berücksichtigt.
Bei der Einrichtung eines neuen Mandanten stellt Ihnen ConAktiv® eine Kopierfunktion zur Verfügung, mit der Sie eine Reihe von System- und Stammdaten (z.B. Einstellungen, Rechte, Formulare, Ansprechpartner, Kunden, Lieferanten usw.) aus dem Hauptmandanten in den neuen Mandanten übernehmen können. Dadurch wird Ihnen schon bei der Einrichtung eines neuen Mandanten ein großer Teil Ihrer Arbeit abgenommen.
Oft ist es notwendig, bestimmte Datenbestände, beispielsweise Ihre Stammdaten, einheitlich in Ihren Mandanten zu führen. So möchten Sie vielleicht in jedem Ihrer Mandanten auf den gleichen Kundenstamm zurückgreifen. Ein manuelles Erfassen gleicher Daten in jedem einzelnen Mandanten wäre sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Deshalb bietet ConAktiv® hierzu eine Übernahmefunktion an. So können Sie beispielsweise einen Kunden, den Sie in einem Mandanten neu angelegt haben, per Mausklick in den Mandanten Ihrer Wahl oder auch in alle Mandanten kopieren. Wird ein solcher Datensatz in einem Mandanten geändert, können die Änderungen automatisch in alle anderen Mandanten übernommen werden. Dabei legen Sie selbst fest, welche Informationen aktualisiert werden sollen.
In diesem Kapitel wird zunächst die Lizensierung und dann die Einrichtung eines neuen ConAktiv®-Mandanten beschrieben. Im Anschluss daran erfahren Sie, wie Sie mit mehreren Mandanten arbeiten und Daten zwischen den einzelnen Mandanten kopieren und aktualisieren können.