Das Modul „Offene Posten“ in ConAktiv® ermöglicht die Verwaltung aller Forderungen und Verbindlichkeiten, die im Rahmen der täglichen Fakturierung anfallen. Mit diesem Modul behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Rechnungsbeträge Ihre Kunden noch begleichen müssen bzw. welche Beträge Sie an Ihre Lieferanten zu zahlen haben. Zudem können Sie im Modul „Offene Posten“ auch die Zahlungen erfassen, die zur Begleichung dieser offenen Forderungen und Verbindlichkeiten geleistet werden. So haben Sie stets Kontrolle über den tatsächlichen Zahlungsfluss.
Das Modul „Offene Posten“ bietet darüber hinaus Funktionen zur Erstellung von Mahnungen sowie zum elektronischen Zahlungsverkehr via SEPA.
Ein offener Posten entsteht durch:
Buchung von Rechnungen
Bei der Buchung einer Rechnung entsteht eine offene Forderung. Diese bleibt bestehen, bis sie durch eine oder mehrere Zahlungen beglichen, die entsprechende Rechnung storniert oder durch eine Gutschrift aufgehoben wird.
Buchung von Gutschriften
Wird eine Gutschrift gebucht, entsteht normalerweise eine offene Verbindlichkeit. Wenn die Gutschrift eine Rechnung vollständig aufheben soll, werden sowohl die Rechnung als auch die Gutschrift als ausgeglichen betrachtet. Möchten Sie dennoch eine eigene offene Verbindlichkeit erfassen, kann dies durch eine entsprechende Einstellung ermöglicht werden.
Buchung von Eingangsrechnungen
Beim Buchen einer Eingangsrechnung wird eine offene Verbindlichkeit erzeugt. Diese bleibt bestehen, bis sie durch eine oder mehrere Zahlungen ausgeglichen oder die entsprechende Eingangsrechnung storniert wird.
Erfassung von Zahlungen
Zahlungen werden stets in Bezug auf eine offene Forderung oder Verbindlichkeit erfasst. Beim Speichern der Zahlung entsteht ein Zahlungsposten, der die betreffende Forderung oder Verbindlichkeit ganz oder teilweise ausgleicht. Ein Posten gilt erst dann als vollständig beglichen, wenn er komplett durch Zahlungen ausgeglichen wurde.
Anfallende Gebühren bei einem Mahnlauf
Bei der Durchführung eines Mahnlaufs werden gemäß den im Modul „Systemparameter“ hinterlegten Mahnstammdaten zusätzliche offene Posten für Mahngebühren erzeugt. Auch diese Posten werden durch Zahlungen ausgeglichen.
Manuelle Anlage
Sofern das Modul „Buchungssätze“ in Ihrer ConAktiv®-Konfiguration nicht enthalten ist, können Sie offene Posten auch manuell erfassen. In diesem Fall können Sie offene Forderungen und Verbindlichkeiten direkt im Modul „Offene Posten“ anlegen.
In diesem Kapitel werden die einzelnen Elemente des Moduls „Offene Posten“ sowie die folgenden Punkte beschrieben: