Ablauf des einfachen Freigabeprozesses

Der Ablauf eines einfachen Freigabeprozesses mit doppelter Prüfung eines Belegs wird im Folgenden am Beispiel der Prüfung einer Eingangsrechnung aufgezeigt.

Über die Einstellungen für die Gruppe „Master“ sind für die Mitarbeiter des Controllings folgende Einstellungen aktiv:

• Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe (auch an Stellvertreter)
• Zu prüfende Eingangsrechnungen automatisch als Aufgabe an 2. Prüfer
• Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wenn die Eingangsrechnung geprüft wurde
• Geprüfte Eingangsrechnungen sind unveränderlich

Der Benutzergruppe „Controlling“ sind die Rechte

• Datensatz: Geprüft setzen (Listenfunktion)
• Datensatz: Nicht geprüft setzen (Listenfunktion)
• Spezial Funktion: Geprüft 2 setzen (Listenfunktion)
• Spezial Funktion: Ungeprüft 2 setzen (Listenfunktion)
  zugewiesen, damit die Mitarbeiter Eingangsrechnungen prüfen und entprüfen können.

In der Praxis könnte der Freigabeprozess wie folgt ablaufen:

1. Ein Mitarbeiter vom Accounting erfasst in ConAktiv® eine neue Eingangsrechnung Per Vorbelegung werden die Felder „Prüfer 1“ und „Prüfer 2“ mit den Mitarbeiterkürzeln der Mitarbeiter aus dem Controlling belegt, die in der Regel die Prüfung vornehmen Die Prüfer können an dieser Stelle manuell geändert werden
   
2. Die Eingangsrechnung wird gespeichert und es wird eine Aufgabe zur Benachrichtigung des ersten Prüfers erzeugt
   
3. Der erste Prüfer öffnet im Modul „Eingangsrechnungen“ die zu prüfende Eingangsrechnung, prüft diese auf Korrektheit und kennzeichnet sie dann als geprüft
   
4. Dann speichert der erste Prüfer die Eingangsrechnung – die Eingangsrechnung kann nun nicht mehr geändert werden
   Weiterhin wird die Aufgabe, die der Prüfer als Benachrichtigung erhalten hatte, auf erledigt gesetzt und es wird eine neue Aufgabe zur Benachrichtigung an den zweiten Prüfer erzeugt
   
5. Aufgrund der Benachrichtigung durch die erzeugte Aufgabe, prüft der zweite Prüfer ebenfalls die Eingangsrechnung Die Eingangsrechnung ist gemäß Einstellungen nach der ersten Prüfung nicht mehr änderbar, daher muss das Geprüft-Kennzeichen in der Bildschirmliste gesetzt werden
   Der zweite Prüfer markiert die Eingangsrechnung in der Bildschirmliste und führt aus der Bedienleiste die Spezialfunktion „Geprüft 2“ aus
   
6. Damit ist die Eingangsrechnung von zwei Prüfern geprüft worden
   Sollten doch noch nachträgliche Änderungen an der Eingangsrechnung vorgenommen werden, muss die Eingangsrechnung vom ersten Prüfer entprüft werden Der Prüfer markiert die Eingangsrechnung in der Bildschirmliste und führt aus der Bedienleiste die Spezialfunktion „Nicht Geprüft“ aus
   
   Sowohl das Prüfkennzeichen des Prüfers 1 als auch das des Prüfers 2 werden entfernt und die Eingangsrechnung kann wieder bearbeitet und der Prüfprozess wiederholt werden