Um die Aktivitäten in einem ConAktiv®-Modul in die Kontakthistorie aufzunehmen, können Sie grundsätzlich immer einen Eintrag manuell erstellen. Dazu öffnen Sie auf einer Eingabemaske das Kontextmenü und wählen die Funktion „Eintrag in Historie erzeugen“ aus.
Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit, einen Eintrag in die Kontakthistorie automatisch bzw. halbautomatisch erzeugen zu lassen. Diese können Sie in den Einstellungen pro Modul bestimmen.
Öffnen Sie dazu die Einstellungen und markieren Sie den Benutzer bzw. die Benutzergruppe, für die Sie eine automatisch bzw. halbautomatische Erzeugung von Einträgen in der Kontakthistorie für ein Modul aktivieren möchten. Sollen die Einstellungen für alle Benutzer aktiviert werden, markieren Sie die Gruppe „Master“.
Klicken Sie auf der Benutzer- bzw. Gruppenseite der Einstellungen auf die Schaltfläche „Allgemeine Einstellungen“ und erweitern Sie den Eintrag „Kontakthistorie“. Dort sehen Sie, auf welche Arten Sie in welchem Modul die Einträge in der Kontakthistorie erzeugen lassen können. Aktivieren Sie die gewünschten Einstellungen, indem Sie auf die betreffenden Einträge doppelklicken, sodass diese fett dargestellt werden.
Möglich Einstellungen sind:
Mit der Einstellung „Frage nach Eintrag in Historie“ können Sie bei Speicherung eines Datensatzes entscheiden, ob ein Eintrag in die Kontakthistorie erzeugt wird. Beim Speichern erscheint ein Dialog, in welchem Sie die vorgeschlagenen Informationen für die Kontakthistorie ändern oder ergänzen können.
Für die Module „Mahnungen“ und „Teilnehmer“ ist die Einstellung „Modulname: Automatischer Eintrag in Historie“ am sinnvollsten, da die Datensätze dieser Module in der Regel automatisch aus anderen Modulen (Teilnehmer aus Ansprechpartnern und Mahnungen aus Offene Posten) und unter Umständen in großen Mengen erzeugt werden.
Es ist empfehlenswert, möglichst viele Einträge in die Kontakthistorie automatisch generieren zu lassen. Möchte Sie dann auf einer Registerkarte oder im Browser nicht alle Historieneinträge sehen, kann man mit Hilfe einer Vorabsuche in der Liste die Einträge filtern. Z.B. könnten Sie im Browser nur die Einträge der offenen Angebote anzeigen lassen. Oder Sie könnten, abhängig vom angemeldeten Benutzer oder von der angemeldeten Benutzergruppe, unterschiedliche Datensätze aus der Kontakthistorie anzeigen. So könnten für den Vertrieb alle offenen Angebote und die aktuellen Aufgaben dargestellt werden, für die Buchhaltung dagegen Mahnungen oder offene Aufträge.