Das Modul „Schriftverkehr“ ist integraler Bestandteil von ConAktiv® und ermöglicht Ihnen die effiziente Erstellung von Briefen und anderen Schriftstücken für Ihre Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Interessenten. In Verbindung mit dem Modul „Ansprechpartner“ haben Sie zudem die Möglichkeit, Serienbriefe zu generieren. Der wesentliche Vorteil der Nutzung des Moduls „Schriftverkehr“ gegenüber externen Dokumentenverwaltungssystemen besteht darin, dass Sie sämtliche Schriftstücke direkt in ConAktiv® erstellen und diesen den passenden Ansprechpartnern, Kunden, Lieferanten oder Projekten zuordnen können.
Ein weiterer Vorteil: Für den Schriftverkehr kann auch der Freigabeprozess initiiert werden, sodass alle Dokumente vor dem Versand überprüft und genehmigt werden können. Zudem besteht die Möglichkeit, gedruckte oder per E-Mail versendete Schriftstücke zu archivieren , wodurch sie jederzeit schnell wieder auffindbar sind.
Zur Erstellung eines Briefes oder ähnlicher Dokumente nutzen Sie in der Regel Vorlagen, die bestimmte Standardinformationen enthalten. Diese Vorlagen müssen zuvor im Modul „Formulare“ erstellt worden sein und beinhalten z.B. Ihr Firmenlogo, Standardfelder wie Adress-, Datums- und Mitarbeiterangaben sowie Standardtexte wie „Mit freundlichen Grüßen“.
Beim Erstellen eines neuen Schriftverkehrsdokuments geben Sie zunächst alle relevanten Informationen wie den Sachbearbeiter, die Projektnummer und den Ansprechpartner ein. Anschließend wählen Sie die passende Vorlage aus, und die zuvor eingegebenen Daten werden automatisch in das Dokument übertragen. Sie können den Text nach Bedarf ergänzen und auch Grafiken hinzufügen.
Besondere Bedeutung hat bei der Ausgabe eines Schriftverkehrsdokuments, neben der Druck-Funktion, die E-Mail-Funktion. Diese ermöglicht es, ein Dokument entweder direkt als E-Mail zu erstellen oder als PDF-Dokument an eine E-Mail anzuhängen. Detaillierte Anweisungen zur Nutzung dieser Funktion finden Sie im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “ im Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“.
Die Textverarbeitung 4D Write Pro wird in vielen Bereichen von ConAktiv® verwendet. Es ist daher empfehlenswert, sich mit deren Bedienung vertraut zu machen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel „ 4D Write “.