Im Modul „Mahnungen“ werden die Mahnungsdatensätze, die bei der Durchführung eines Mahnlaufes im Modul „Offene Posten“ entstehen, verwaltet. Die Anlage von Mahnungen können Sie demnach ausschließlich vom Modul „Offene Posten“ aus durchführen. Dort werden alle offenen Forderungen an Ihre Kunden mit einer Reihe von Informationen, u. a. mit den Zahlungszielen, verwaltet.
Haben Sie bis zum Ablauf der Zahlungsfrist noch keine Zahlung zu einer offenen Forderung registriert und erfasst, so wird der Posten mahnfähig. Führen Sie einen Mahnlauf durch, so wird der offene Posten berücksichtigt und es wird ein Mahndatensatz im Modul „Mahnungen“ angelegt.
In einem Mahndatensatz werden u. a. folgende Informationen gesammelt:
Die Mahntexte können in Formularen für vier unterschiedliche Mahnstufen hinterlegt werden und im einzelnen Mahndatensatz individuell geändert und ergänzt werden.
Wann der Kunde letztendlich angemahnt wird, d. h., wann eine Mahnung ausgedruckt und versendet wird, bleibt Ihnen überlassen.
Um die Erstellung von Mahnungen bei einem Mahnlauf steuern zu können, haben Sie in den Modulen „Systemparameter“ und „Kunden“ Gelegenheit, diverse Einstellungen vorzunehmen.
Im Modul „Kunden“ können Sie für jeden Kunden individuell ein Zahlungsziel und die Mahnziele, d. h., die Anzahl der Tage, nach deren Ablauf nach Verstreichen der Zahlungsfrist eine offene Forderung bei einem Mahnlauf berücksichtigt wird (jeweils für die vier Mahnstufen) erfassen. Darüber hinaus haben Sie im Modul „Kunden“ durch ein Ankreuzfeld die Möglichkeit festzulegen, ob die offenen Forderungen eines Kunden überhaupt bei Durchführung eines Mahnlaufs berücksichtigt werden sollen.
Im Modul „Systemparameter“ hinterlegen Sie allgemeine Angaben, die für jeden Kunden gelten. Dies sind u. a. die Folgenden:
Die oben aufgeführten Punkte sind detailliert in den Kapiteln „ Kunden “, „ Systemparameter “ und „ Offenen Posten “ beschrieben. Wie Sie bei der Durchführung eines Mahnlaufes vorgehen, erfahren Sie im Kapitel „ Offene Posten “. Lesen Sie sich hierzu bitte die entsprechenden Abschnitte durch.
Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe einer Mahnung kommt der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Mahnungen“ zu. Über diese Funktion kann eine Mahnung entweder als E-Mail erzeugt werden (die Mahnung wird in ein E-Mail Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen einer Mahnung an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ E-Mail “, Abschnitt „Belegversand als E-Mail Anhang “ durch.
In diesem Kapitel sollen weder die Durchführung eines Mahnlaufes noch die Vorbereitungen dazu beschrieben werden, sondern die Funktionen und Eingabemöglichkeiten, die Ihnen im Modul „Mahnungen“ zur Verfügung stehen.