Startet ein Anwender ConAktiv®, dann muss er sich unter Angabe seines Benutzernamens und seines Kennwort es legitimieren.
Erscheint das Anmeldefenster, muss der Anwender zunächst aus einer vorgegebenen Liste seinen Benutzernamen, und ggf. den Mandanten und die Benutzergruppe auswählen.
Hat der Anwender seinen Benutzernamen ausgewählt, dann muss er sich nun noch mit dem entsprechenden Kennwort für den Zugang zu ConAktiv® autorisieren. Das Kennwort wird beim Eintippen in das dafür vorgesehene Feld aus Sicherheitsgründen durch Sterne dargestellt.
Sind die Angaben bezüglich des Benutzers und des Kennwortes korrekt, so erhält der Anwender Zugang zu ConAktiv®. Durch die Anmeldung unter Angabe des Benutzernamens und des Kennwortes werden dem Benutzer die entsprechenden Benutzerrechte sowie die Rechte der ihm zugewiesenen Hauptgruppe zugeteilt.
Bei jeder Aktion, die ein Benutzer ausführen kann und die mit einem Recht versehen ist (beispielsweise der Aufruf eines Moduls oder das Ausführen der Funktion „Löschen“), wird die Berechtigung des Benutzers zur Durchführung dieser Aktion überprüft. Bei der Überprüfung wird nach folgendem Schema vorgegangen:
Neben der Vergabe von Rechten im Modul „Rechte“ können Sie auch in den meisten Modulen von ConAktiv® die Datensätze selbst mit Zugriffsrechten belegen. So können Sie beispielsweise einem Benutzer zwar den Zugang und das Arbeiten im Modul „Schriftverkehr“ erlauben, jedoch das Öffnen und Bearbeiten von vertraulichen Dokumenten verwehren.