Einleitung

In ConAktiv® gibt es eine Reihe von Möglichkeiten ConAktiv® Belege (z.B. Rechnungen, Angebote, Aufträge, Mitarbeiterdokumentationen) zu archivieren.

• Sie können beim Drucken und Mailen von Belegen automatisch eine PDF-Kopie von ConAktiv erstellen lassen, diese an den entsprechenden Datensatz anhängen und in einem Dokumentenordner ablegen.
• Sie können beim Drucken und Mailen von Belegen automatisch eine PDF-Kopie von ConAktiv erstellen lassen und diese in einem Projektordner ablegen.
• Sie können beim Drucken und Mailen von Belegen automatisch eine PDF-Kopie von ConAktiv erstellen lassen und in einem Archivordner zur Weitergabe an ein Dokumenten Management System (DMS) ablegen.
• Sie können auch manuell eine PDF-Kopie erstellen und diese ablegen, ohne den Beleg drucken oder mailen zu müssen.

Grundsätzlich wird der Name der abzulegenden Datei automatisch von ConAktiv® vorgegeben. Mithilfe von Einstellungen können Sie festlegen, ob der Name der Datei ein Modulkürzel oder eine Versionsnummer enthalten soll.

Oder Sie können über Methoden den Namen auch selbst frei definieren und zusätzlich eine Datei erzeugen lassen, die Metainformationen enthält, die z.B. von einem DMS genutzt werden kann.

Weiter ist es über das Modul „Dokumente“ möglich, Dokumente an einem von Ihnen bestimmten Ort abzulegen und mit weiteren Details in einem Dokumentendatensatz zu beschreiben.

Und Sie können auch externe Dokumente, wie z.B. Bilder, Grafiken, Kalkulationen, Verträge, mit den dazugehörigen ConAktiv® Belegen verknüpfen und archivieren.