Erstellen einer Serienmail aus dem Modul „Ansprechpartner“

Aus den Modulen „Adressen“ und „Aktionen“ haben Sie die Möglichkeit, Serienmails zu produzieren. An dieser Stelle soll die genaue Vorgehensweise beim Erstellen einer Serienmail aus dem Modul „Ansprechpartner“ erläutert werden.

Wählen Sie zunächst in der Bildschirmliste des Moduls „Ansprechpartner“ die Ansprechpartner aus, für welche die Mail erzeugt werden soll. Haben Sie Ihre Auswahl markiert, so führen Sie aus dem Menü „Spezial“ der Bedienleiste die Funktion „Serienmail“ aus.

Sollten in den ausgewählten Ansprechpartnern welche ohne E-Mail Adresse dabei sein, so werden Sie durch eine entsprechende Meldung darauf aufmerksam gemacht.

Die Meldung gibt Ihnen die Möglichkeit, den gesamten Vorgang abzubrechen, um etwa bei den Ansprechpartnern, welche die Fehlmeldung ausgelöst haben, die E-Mail Adresse nachzutragen oder weiter mit der Erstellung fortzufahren.

Sofern der Vorgang nicht unterbrochen wurde, wird das Modul „E-Mail“ gestartet und Sie gelangen in die Eingabemaske des Moduls. Hier wird ein neuer Datensatz angezeigt - die Vorlage für die Serienmails.

Im Feld „Empfänger“ wird bereits eine der E-Mail Adressen aus den ausgewählten Ansprechpartnern angezeigt.

Erfassen Sie nun die Einzelheiten der Serienmail, die für alle Empfänger gleich sind, beispielsweise den Betreff, den Mailinhalt, entweder als Text oder als HTML oder wählen Sie ggf. das zu verwendende Text- oder HTML-Formular aus.

! Bitte beachten Sie, dass vor Auswahl der Formularvorlage das Ankreuzfeld „mit Referenzen“ aktiviert sein muss. Ansonsten erfolgt beim Erstellen der Serienmails keine Aktualisierung der Felder der Formularvorlage.

Haben Sie die gewünschten Informationen in der E-Mail erfasst, so speichern Sie den Datensatz und klicken dann auf den Knopf „Abbrechen“. Es erscheint ein Dialog, mit dem Sie entscheiden können, ob die Serienmails tatsächlich erzeugt werden sollen.

Bestätigen Sie den Dialog, so beginnt ConAktiv® mit der Erzeugung der E-Mails. Dieser Vorgang wird in einem Statusfenster dargestellt.

i Die Erzeugung der E-Mails kann abgebrochen werden, indem Sie in dem Statusfenster auf den Knopf „Abbrechen“ klicken.

Eine Meldung signalisiert, dass die Erstellung erfolgreich war und die Serienmails sich nun im Postausgang (Kategorie „Postausgang“) befinden. Bestätigen Sie diese Meldung.

Alle erzeugten Serienmails werden nun in der Bildschirmliste angezeigt und können entweder nachbearbeitet oder versandt werden.

i Sollten Sie die Erstellung der Serienmails zugelassen haben, obwohl in den gewählten Ansprechpartnerdatensätzen einige E-Mail Adressen fehlten, so können Sie nun bei diesen E-Mails die entsprechende E-Mail Adresse nachtragen. E-Mails ohne Empfängeradresse werden beim Versand ignoriert.
i Unter Umständen kann es beim massenhaften Versand von E-Mails aus ConAktiv®, wie z.B. bei Serienmails, zu Timing-Problemen zwischen ConAktiv® und Ihrem Mailserver kommen. Um dem ggf. entgegenzuwirken können Sie, sofern keine speziellen Angaben hierzu in Ihren E-Mail-Konteneinstellungen hinterlegt wurden (siehe [ Sende- und Empfangseinstellungen [ ), beim Versand von mehr als 100 E-Mails in einem Dialog eine Wartephase (Anhabe in Minuten) nach jeweils 100 versandten E-Mails einstellen.