Das Modul „Schriftverkehr“ ist in der Grundausstattung von ConAktiv® enthalten. In diesem Modul erstellen Sie Briefe und Faxe an Ihre Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Interessenten usw. Darüber hinaus können Sie in Verbindung mit dem Modul „Adressen“ im Modul „Schriftverkehr“ Serienbriefe erstellen.
Der Vorteil der Nutzung des Moduls „Schriftverkehr“ gegenüber einer externen Dokumentenverwaltung liegt darin, dass Sie alle in Ihrem Arbeitsablauf anfallenden Schriftstücke in einem ConAktiv®-Modul erstellen können und den entsprechenden Adressen, Kunden, Lieferanten und Projekten zuordnen können.
Zur Erstellung eines Briefes o. ä. greifen Sie in der Regel auf eine entsprechende Vorlage zurück, die bestimmte Standardangaben enthält. Alle Vorlagen, die Sie im Modul „Schriftverkehr“ nutzen wollen, müssen Sie zuvor im Modul „Formulare“ erstellt haben. In diese Vorlagen setzen Sie Standardfelder und –texte ein. Standardfelder sind beispielsweise Adress-, Datums- und Mitarbeiterfelder. Standardtexte sind Texte wie zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“ u. ä.
Erzeugen Sie ein neues Schriftverkehrsdokument, so füllen Sie zuerst die Angaben zu dem Schriftstück aus. Diese Angaben betreffen u. a. den Sachbearbeiter, die Projektnummer und den Adressaten. Danach wählen Sie die entsprechende Vorlage aus. Die Angaben, die Sie zuvor erfasst haben, werden entsprechend der gewählten Vorlage in den Textbereich eingefügt. Dort können Sie nun den gewünschten Text ergänzen. Neben Texten können Sie auch Grafiken in ein Schriftstück einfügen. So können Sie sich beispielsweise eine Briefvorlage mit Ihrem Firmenlogo erstellen.
Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe eines Schriftverkehrdokuments kommt, neben den Funktionen „Drucken“ und „Faxen“, der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Schriftverkehr“ zu. Über diese Funktion kann ein Dokument entweder als E-Mail erzeugt werden (das Dokument wird in ein E-Mail Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen eines Dokuments an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “, Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“ bei der Beschreibung „E-Mail“ durch.
Die Textverarbeitung 4D Write wird an vielen Stellen in ConAktiv® benutzt; es ist daher vorteilhaft, sich mit der Bedienungsweise vertraut zu machen. Lesen Sie sich dazu bitte das entsprechende Kapitel „ 4D Write “ durch.