Die Kostenstellenrechnung mit interner Verrechnung von Unterprojekten wird im Folgenden anhand eines Beispiels erläutert.
Ein Kundenprojekt wird in zwei Unterprojekte aufgeteilt, Unterprojekt A, zu bearbeiten von Profit Center A, und Unterprojekt B, zu bearbeiten von Profit Center B. Sowohl für das Unterprojekt A, als auch für das Unterprojekt B erbringen die Mitarbeiter der Profit Center Eigenleistungen. Darüber hinaus kaufen die Profit Center einen Teil der Leistungen extern ein.
Die von den Profit Centern extern eingekauften Leistungen können auch hier bei der Erfassung der Eingangsrechnungen direkt den Unterprojekten zugeordnet werden. Dabei werden auch die im Unterprojekt hinterlegten Kostenstellen in die betreffenden Eingangsrechnungspositionen übernommen, sodass die Verbuchung der eingekauften Beträge direkt auf die Kostenstellen der Unterprojekte erfolgt. Hierzu muss in den allgemeinen Einstellungen die Einstellung „Eingangsrechnungen: Kostenstellen in Pos. aus Projektpos. übernehmen“ aktiviert sein.
Die an den Kunden in Rechnung gestellten Beträge werden auf die Kostenstelle des Hauptprojekts gebucht. Hierzu muss die allgemeine Einstellung „Rechnungen: Kostenstelle in Positionen aus Projekt übernehmen“ aktiviert sein.
Der Projektleiter des Kundenprojekts erfasst im Hauptprojekt u.a. die Unterprojekte mit den benötigten Leistungen, kalkuliert die entsprechenden Verkaufspreise und hinterlegt die Kostenstellen im Hauptprojekt und in den Unterprojekten.
Hauptprojekt
Kostenstelle: 50000 - Kostenstelle Hauptprojekt
Unterprojekt A
Kostenstelle: 10000 - Kostenstelle Profit Center A
Unterprojekt B
Kostenstelle: 20000 - Kostenstelle Profit Center B
Nachdem die Projektarbeiten durchgeführt sind, kalkuliert der Projektleiter des Unterprojekts A die Gesamtkosten des Unterprojektes und erfasst diese Kosten zur internen Verrechnung im Unterprojekt. Dieser Betrag entlastet später bei Verbuchung des Unterprojekts die Kostenstelle des Profit Centers und belastet die Kostenstelle des Hauptprojekts.
Unterprojekt A
Kostenstelle: 10000 - Kostenstelle Profit Center A
zu verrechnende Kosten: 3.800,-
Ebenso verfährt der Projektleiter des Unterprojekts B.
Unterprojekt B
Kostenstelle: 20000 - Kostenstelle Profit Center B
zu verrechnende Kosten: 2.000,-
Der Leiter des Hauptprojekts bewertet nun die ihm von den Unterprojektleitern vorgelegten Beträge zur internen Kostenverrechnung. Stimmt er diesen Beträgen zu, so gibt er diese Kosten zur Verbuchung frei.
Danach werden die Unterprojekte verbucht, sodass die entsprechenden Verrechnungsbeträge auf die angegebenen Kostenstellen laufen.
Der Projektleiter öffnet hierzu die Projektliste und sucht sich das Hauptprojekt heraus. Dann ruft er die Positionsliste auf, in der die im Projekt erfassten Unterprojekte und deren Leistungen angezeigt werden.
In der Positionsliste markiert er alle Positionen und führt aus dem Spezialmenü der Bedienleiste die Funktion „Betrag für interne Verrechnung verbuchen“ für die ausgewählten Projektpositionen aus.
Nach der Verbuchung werden nur noch die Positionen angezeigt, die tatsächlich verbucht wurden, nämlich die beiden Stücklistenköpfe der Unterprojekte.
Die Kostenstelle des Hauptprojekts wird durch die Verbuchung mit einem Betrag von 5.800,- belastet. Die Kostenstelle des Unterprojekts A wird mit einem Betrag von 3.800,- und die Kostenstelle des Unterprojekts B mit einem Betrag von 2.000,- entlastet.
Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, wird dieses an den Kunden fakturiert. Bei Buchung der Rechnung an den Kunden wird die Kostenstelle des Hauptprojekts entlastet.
Das folgende Schaubild zeigt die Kostenverteilung im beschriebenen Beispiel im Überblick:
