Mit Hilfe der Funktion „EDI“ haben Sie die Möglichkeit, EDI-Auftragsdaten in ConAktiv® zu übernehmen. EDI steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch) und beschreibt eine Technik zum Austausch von Geschäftsinformationen in einem elektronischen Format anstelle von Papierdokumenten.
Nehmen wir an, die Firma A unterhält eine Geschäftsbeziehung zur Firma B, wobei Firma A Waren der Firma B einkauft. In einer Geschäftspartnerschaft, in der kein EDI eingesetzt wird, erzeugt der Einkäufer der Firma A eine Bestellung in seinem Einkaufssystem, druckt die Bestellung aus und sendet diese per Post oder Fax an die Firma B. Ein Sachbearbeiter der Firma B tippt die erhaltene Bestellung in sein Auftragssystem ein. Der Auftrag wird abgewickelt, die bestellten Waren werden ausgeliefert und eine entsprechende Rechnung wird im Abrechnungssystem der Firma B erzeugt. Diese Rechnung wird an die Buchhaltung der Firma A gesendet, wo sie als Eingangsrechnung in das dortige Abrechnungssystem eingetippt wird. Betrachten Sie nun diesen Vorgang für mehrere hunderte oder tausende von Aufträgen, so wird deutlich, dass hier ein riesiger Druck-, Versand- und Tippaufwand entsteht.
Die Idee, die hinter EDI steckt, ist folgende: Existiert eine Bestellung in elektronischer Form und das Papierdokument dient lediglich zur Übermittlung der Informationen zwischen den beiden Firmen, so wäre es effizienter diese Informationen auch in elektronischer Form auszutauschen, in einer Form, die von beiden Programmen der Firmen aufgenommen werden kann. Dies würde den Firmen den Druck-, Versand- und Tippaufwand ersparen und die Gefahr von Tippfehlern beseitigen.
Der EDI-Standard, der einen solchen Datenaustausch beschreibt und der in ConAktiv® implementiert wurde, ist der Standard „EDIfact“.