Mögliche Einstellungen für das Modul „Gutschriften“

Mit Hilfe des Moduls „Einstellungen“ können Sie für das Modul „Gutschriften“ eine Reihe von Einstellungen vornehmen, die das Arbeiten mit dem Modul beeinflussen. Diese Einstellungen werden zum Teil schon oben im Text erwähnt und sollen an dieser Stelle noch einmal zusammengefasst werden.

Einstellung

Beschreibung

Buchungsdatum wird erfragt

Möchten Sie beim Verbuchen einer Gutschrift das Buchungsdatum selbst wählen können, so haben Sie mit einer Einstellung die Möglichkeit dazu. Aktivieren Sie hierzu die Einstellung „Buchungsdatum wird erfragt“. Bei jeder Buchung, die Sie vornehmen, können Sie in einem Dialog ein beliebiges, gültiges Buchungsdatum eingeben.

Beim Buchen der Gutschrift eigenen OP erzeugen!

Soll nach dem Buchen einer Gutschrift, die sich auf eine Rechnung bezieht, ein eigener offener Posten erzeugt werden, der bis zum Ausgleich durch eine Zahlung als offene Verbindlichkeit bestehen bleibt, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Rechte werden bei Listenanzeige geprüft

Aktivieren Sie diese Einstellung für das Modul „Gutschriften“, so wird für die Funktion „Zugriffsrechte“ (Menü „Funktionen“ in der Bildschirmliste oder Eingabemaske) die Option „In Liste Anzeigen“ freigeschaltet. Somit werden den einzelnen Anwendern beim Aufruf der entsprechenden Liste nur die Datensätze angezeigt, zu denen sie ein Zugriffsrecht haben.

Beachten Sie bitte, dass diese Option den Aufruf eines Moduls verlangsamt, da nun jeder Datensatz dahingehend geprüft werden muss, ob der entsprechende Benutzer die benötigten Zugriffsrechte besitzt.

Drucklayout aus Formularen verwenden

Diese Einstellungen wählen Sie dann, wenn Sie nicht das Standardformular von ConAktiv®, sondern die von Ihnen erstellten Formulare verwenden wollen.

Zu prüfende Gutschriften automatisch als Aufgabe

Damit der Mitarbeiter, der eine Gutschrift überprüfen soll (Feld „Zu Prüfen Von“, Eingabemaske, Register „Positionen“, des Moduls „Gutschriften“), auch erfährt, dass eine zu prüfende Gutschrift vorliegt, können Sie diese Einstellung aktivieren. Sie bewirkt, dass die entsprechende Gutschrift dem Mitarbeiter automatisch als Aufgabe (mit dem Text „Zu überprüfen“ in dem Feld „ZuTun“) vorgelegt wird.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wenn die Gutschrift geprüft wurde

Soll eine Aufgabe, die aufgrund der Einstellung „Zu prüfende Gutschriften automatisch als Aufgabe“ zu einer Gutschrift erzeugt wurde, als erledigt gekennzeichnet werden, sobald die Gutschrift geprüft wurde, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Geprüfte Gutschriften sind unveränderlich

Soll eine geprüfte Gutschrift nicht mehr veränderbar sein, so kann dies mit Hilfe dieser Einstellung bewirkt werden. Somit wird sichergestellt, dass eine geprüfte Gutschrift weder beabsichtigt noch unbeabsichtigt verändert werden kann.

Gutschr. bei Projekt vom Rechn.-betrag abziehen.

Sollen bei der Ermittlung der zu einem Projekt fakturierten Rechnungssumme (Modul „Projekte“, Eingabemaske, Register „Statistik“, Bereich „Ist“, Feld „Rechnungs-Summe“) auch die zum Projekt erfassten Gutschriften berücksichtigt werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Kostenstelle in Positionen aus Projekt übernehmen!

Fügen Sie in die Positionsliste des Moduls „Gutschriften“ eine Position aus einem Projekt ein, so wird die im Projekt hinterlegte Kostenstelle (Modul „Projekte“, Register „Beschreibung“, Feld „Kostenstelle“) übernommen, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben.

Leeren Buchungstext durch Projekt-Nr. ersetzen!

Aktivieren Sie diese Einstellung, so wird beim Buchen einer Gutschrift die Nummer des zugeordneten Projektes als Belegtext übernommen, sofern in das Feld „Belegtext“ (Register „Beschreibung“) nichts eingegeben wurde.

Gutschrift bei Kundenumsätzen berücksichtigen

Sollen bei den Umsätzen Ihrer Kunden (Modul „Kunden“, Eingabemaske, Register „Umsätze“) die gebuchten Gutschriften von den Umsätzen abgezogen werden, so aktivieren Sie diese Einstellung. Dann sollte auch die Systemmethode zur Neuberechnung der Kundenumsätze durchgeführt werden (Modul „Systemparameter“, Systemfunktionen, Eingabemaske „Systemmethoden“, Methode „Kundenumsätze neu berechnen“). Dann werden auch für die Vergangenheit die Umsätze mit den Gutschriften neu berechnet.

Pos. in Projekt muss zugeordnet sein.

Möchten Sie verhindern, dass in einer Gutschrift Positionen erfasst werden, die nicht konkret einer Projektposition zugeordnet sind, so können Sie dies mit Hilfe dieser Einstellung gewährleisten. Ist diese Einstellung aktiv, so kann eine Gutschrift nicht mehr gespeichert werden, sofern nicht alle Positionen der Gutschrift Projektpositionen zugeordnet sind.

Diese Einstellung ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn für Reports sichergestellt sein muss, dass alle Positionen der Gutschrift Projektpositionen zugeordnet sind.

Projektpositionen in Gutschriften nicht anlegen!

Ist es für Sie nicht notwendig, dass alle Gutschriftpositionen auch im Projekt angelegt sind, so können Sie mit Hilfe dieser Einstellung die Abfrage zum Nachtragen einer Gutschriftposition im Projekt, die dort noch nicht vorhanden ist, unterbinden.

Konten bei Kundenänderung immer anpassen

Ändern Sie in einer Gutschrift den Kunden, so werden Sie standardmäßig gefragt, ob die Konten (Gutschriftenkonten) in der Gutschrift an den neuen Kunden angepasst werden sollen. Soll die Konten immer und ohne Abfrage aktualisiert werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Projekt beim Speichern der Position nicht zuordnen

Möchten Sie nicht, dass bei Speicherung einer einem Projekt zugeordneten Gutschrift alle Gutschriftenpositionen automatisch auch diesem Projekt zugeordnet werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Druckformular nach Drucken automatisch mitspeichern!

Ist diese Einstellung aktiv, so wird beim Drucken aus der Bildschirmliste über die Spezialfunktion „Druck Form.“ bzw. über das Druckersymbol in der Funktionsleiste der Eingabemaske immer ein Formular neu ausgefüllt und automatisch abgespeichert. Diese Einstellung greift nicht, wenn beim Druck aus der Bildschirmliste im Dialog zur Auswahl des Formulars die Option „Voreingestellte Formulare verwenden" aktiviert wurde bzw. in der Eingabemaske auf dem Register „Textverarbeitung“ die Option „Angezeigtes Formular bei Druck oder Fax verwenden!“.

Mit dieser Einstellung stellen Sie sicher, dass beim Drucken einer Gutschrift das ausgewählte Formular, so wie es zum Kunden letztendlich gesendet wurde, im Gutschriftendatensatz abgespeichert wird.

Formular kann nicht manuell geändert werden

Möchten Sie verhindern, dass in einem ausgefüllten Gutschriftformular irgendwelche manuelle Änderungen vorgenommen werden können, so aktivieren Sie diese Einstellung. Damit kann unter dem Register „Textverarbeitung“ der Gutschrift nur noch ein Formular ausgewählt werden. Ein manuelles Eingreifen in den Formulartext ist nicht möglich.

Formular beim Speichern neu ausfüllen

Um sicherzustellen, dass tatsächlich alle Änderungen, die Sie in einer Gutschrift vorgenommen haben, auch im ausgefüllten Formular vorhanden sind, können Sie festlegen, dass bei jeder Speicherung der Gutschrift das unter dem Register „Textverarbeitung“ im PopUp-Menü „Angezeigtes Formular neu ausfüllen!“ eingestellte Formular neu ausgefüllt wird. Hierzu müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Es ist empfehlenswert, dass bei Nutzung dieser Funktionalität auch die Einstellung „Formular kann nicht manuell geändert werden“ für das Modul „Gutschriften“ aktivieren, da sämtliche manuelle Änderungen am Formular bei Speicherung der Gutschrift verloren gehen. Darüber hinaus können Sie im Modul „Vorbelegungen“ das Feld „Formularname“ des Moduls „Gutschriften“ mit einem Formular belegen, damit dieses bei Speicherung der Gutschrift ohne Vorauswahl benutzt wird.

Formular kann nach dem Buchen geändert, jedoch nicht abgespeichert werden!

Wurde eine Gutschrift gebucht, dann ist es nicht mehr möglich, ein Formular auf der Registerkarte „Textverarbeitung“ zum Ausfüllen auszuwählen. Möchten Sie dennoch in der Lage sein, ein Formular in einer gebuchten Gutschrift auszufüllen und ggf. zu drucken, dann aktivieren Sie diese allgemeine Einstellung. Das Speichern der Gutschrift mit dem neu ausgefüllten Formular ist jedoch weiterhin nicht möglich.

Seriennummern müssen vollständig erfasst sein

Aktivieren Sie diese Einstellung, dann kann eine Gutschrift solange nicht gespeichert werden, bis alle Seriennummern für sämtliche in der Gutschrift enthaltenen Seriennummernartikel vollständig erfasst wurden.

Kostenstelle in alle Positionen aus Projektpos. übernehmen

Übernehmen Sie eine oder mehrere Projektpositionen mit jeweils der gleichen Kostenstelle in eine Gutschrift, dann wird in der Gutschrift diese Kostenstelle standardmäßig nur im Kopf der Gutschrift, nicht aber in den einzelnen Gutschriftspositionen ausgewiesen. Soll die Kostenstelle aus einer Projektposition grundsätzlich in die dazugehörige Gutschriftsposition übernommen werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Ansprechpartner Kunde: Über alle Kunden suchen

(System)

Haben Sie über die Felder „Kunden-Nr.“ oder „Firmenname1“ einen Kunden gewählt, dann können Sie über das Feld „Name“ einen bestimmten Ansprechpartner dieses Kunden suchen. Möchten Sie dagegen, dass bei der Eingabe eines Nachnamens in das Feld „Name“ alle Kundenansprechpartner durchsucht werden, dann müssen Sie diese Einstellung aktivieren. Diese Einstellung greift auch in den Modulen „Projekte“, „Angebote“, „Aufträge“, „Lieferscheine“ und „Rechnungen“.