Belege bei Druck und E-Mail-Belegversand archivieren

Beim Ausdrucken und beim E-Mail Versand von Belegen der Module „Projekte“, „Angebote“, „Aufträge“, „Lieferscheine“, „Rechnungen“, „Gutschriften“, „Bestellanfragen“, „Bestellungen“, „Wareneingängen“, „Eingangsrechnungen“, „Schriftverkehr“, „Mitarbeiter“ und „Verträge“ können PDF-Kopien dieser Belege automatisch von ConAktiv® archiviert werden. Dies kann auf drei verschiedenen Arten geschehen:

1. Die erzeugte PDF-Kopie wird automatisch an den jeweiligen Datensatz angehängt
2. Die erzeugte PDF-Kopie wird automatisch in einem Projektordner abgelegt (Filezugriff)
3. Die erzeugte PDF-Kopie wird automatisch in einem dafür designierten Archivordner abgelegt, um (ggf mit einer Infodatei) an ein Archivierungssystem übergeben zu werden

Ein Dokument wird immer dann archiviert, wenn es zum ersten Mal gedruckt oder als E-Mailanhang gemailt wird. Wird ein Dokument nach dem Drucken oder Mailen auf der Registerkarte „Druckvorschau“ geändert und dann erneut ausgedruckt bzw. gemailt, dann wird das geänderte Dokument zusätzlich archiviert. Sofern beim Drucken oder Mailen nicht das in der Druckvorschau hinterlegte Dokument verwendet, sondern ein Formular neu ausgefüllt wird, dann wird das Dokument jeweils erneut archiviert.