Das Modul „E-Mail“ dient der Erstellung, dem Versand und Empfang von E-Mails. Zusammen mit den Modulen „Schriftverkehr“ und „Dokumente“ können Sie mit dem Modul „E-Mail“ Ihre gesamte Geschäftskorrespondenz mit ConAktiv® verwalten. Darüber hinaus können Sie mit dem Modul „E-Mail“ in Verbindung mit dem Modul „Ansprechpartner“ Serienmails erzeugen.
E-Mails können einerseits ohne jegliche Verknüpfung zu einem Vorgang in ConAktiv® erfasst werden oder direkt aus der Eingabemaske aus einer Vielzahl von Modulen. Hierbei wird ein entsprechender Bezug zu dem in der Eingabemaske geöffneten Datensatz hergestellt und eine Auswahl von Daten aus dem betreffenden Datensatz automatisch in die E-Mail übernommen. Diese Vorgehensweise bei der Anlage einer E-Mail garantiert eine schnelle und korrekte Zuordnung einer E-Mail zu dem betreffenden Vorgang und erspart Ihnen die nochmalige Eingabe von bereits erfassten Informationen.
Weiterhin können Sie festlegen, dass in den Modulen „Angebote“, „Aufträge“, „Bestellanfrage“, „Bestellungen“, „Eingangsrechnungen“, „Gutschriften“, „Projekte“, „Schriftverkehr“ und „Wareneingänge“ ein ausgefülltes Formular als PDF-Dokument an eine E-Mail angehängt wird.
Sie können E-Mails als Text- oder HTML-Mails empfangen, erstellen und versenden. Text-E-Mails erfassen Sie in der Textverarbeitung 4D Write, die in die Eingabemaske des Moduls „E-Mail“ integriert ist. Um Ihre E-Mails zu verfassen und zu gestalten, stehen Ihnen sämtliche Funktionen von 4D Write zur Verfügung. Lesen Sie sich dazu bitte das Kapitel „ 4D Write “ durch, um weitere Informationen über das Arbeiten mit der Textverarbeitung zu erhalten.
HTML E-Mails erfassen Sie mit Hilfe des TinyMCE-Editors, ein plattformunabhängiger web-basierter JavaScript HTML WYSIWYG Editor.
Um das Modul „E-Mail“ und seine Funktionen nutzen zu können, müssen Sie über einen direkten Zugang zu einem Mail Service Provider verfügen oder in Ihrem Netzwerk muss ein zentraler Mailserver oder Microsoft® Exchange Server installiert sein, mit Hilfe dessen die Verbindung zum ISP hergestellt wird, um E-Mails aus dem Postausgang zu versenden und eingegangene E-Mails abzurufen und im lokalen Netzwerk zu verteilen. Für die Einrichtung des Moduls „E-Mail“ müssen Ihnen ggf. neben Ihrer E-Mail Adresse die POP-/IMAP- bzw. SMTP-Adresse bei Ihrem ISP oder an Ihrem Mailserver bzw. die Anmeldeinformationen an Ihren Exchange-Server bekannt sein. Diese Informationen erhalten Sie von Ihrem Netzwerkadministrator.
Damit ein Benutzer aus dem Modul „E-Mail“ die Verbindungen zum Mailserver aufbauen kann, um E-Mails zu versenden bzw. abzurufen, müssen Sie im Modul „Systemparameter“ und dort im Modul „E-Mail Konten“ entsprechende E-Mail Konten mit den notwendigen Informationen anlegen. Die von den ConAktiv®-Benutzern verwendbaren E-Mail Signaturen hinterlegen Sie auch im Modul „Systemparameter“ unter dem Punkt „E-Mail Signaturen“.
Darüber hinaus müssen Sie festlegen, wo und auf welche Art (ob lokal, auf einem Server oder auf einem FTP-Server) die physikalische Speicherung der E-Mail Anhänge erfolgen soll. Dies erledigen Sie im Modul „Systemparameter“ unter dem Eintrag „Pfad-Einstellungen“.
In diesem Kapitel wird zunächst die Einrichtung des Moduls „E-Mail“ erläutert. Danach werden die Funktionen in der Bildschirmliste sowie auf der Eingabemaske beschrieben. Zuletzt wird die Vorgehensweise bei der Erstellung einer Serienmail aufgezeigt.