Druck und Speicherung eines Monatszettels

Auf Basis der Arbeitszeit- und Lohnartprofile und der gebuchten Stunden und Sonderzeiten, können Sie eine Monatsübersicht auszudrucken und/oder im Modul „Monatszettel“ speichern.

Öffnen Sie hierzu das Modul „Mitarbeiter“ und suchen Sie in der Bildschirmliste die Mitarbeiter heraus, für die Sie einen Monatszettel drucken und/oder speichern möchten. Markieren Sie die gewünschten Mitarbeiter und rufen Sie aus dem Menü „Spezial“ der Bedienleiste die Funktion „MZ drucken“ auf. Es öffnet sich das folgende Fenster:

i Sie können die Ausführung der Funktion „MZ drucken“ mit Hilfe des Rechtes „Mitarbeiter: Monatszettel drucken“ einem Benutzer/einer Gruppe ermöglichen bzw. verwehren.

Mit Hilfe der beiden in dem Fenster vorhandenen PopUp-Menüs wählen Sie das Jahr und den Monat aus, für die Sie die Monatszettel für die zuvor markierten Mitarbeiter drucken und/oder speichern möchten.

Aktivieren Sie das Ankreuzfeld „Drucken“ und klicken Sie auf den Knopf „OK“, dann werden die Arbeitszeiten und Lohndaten der Mitarbeiter für den zuvor angegebenen Monat des gewählten Jahres ermittelt und jeweils in einer Übersicht, sortiert nach Name und Vorname, ausgedruckt.

Das folgende Beispiel zeigt einen gedruckten Monatszettel:

Auf dem Ausdruck wird der Monatszettel übersichtlich auf einer DIN A4 Seite (quer) dargestellt. Hier werden detailliert die angefallenen Zeiten dokumentiert, d. h. für jeden Tag werden separat die Zeiten mit den entsprechenden Uhrzeiten und die Verteilung (normale Arbeitszeit, Sonderzeiten, Mehrarbeitszeit usw.) aufgeführt.

i Die Arbeitszeitüberträge „Übertrag aus Vormonat“ und „Übertrag auf Folgemonat“ können mit Hilfe der Einstellung „Monatszettel: Zusatzzeiten1 & 2 drucken" durch die Zusatzzeiten „Zusatzzeit1“ und „Zusatzzeit2“ ersetzt werden. Dabei werden auf dem Ausdruck nicht nur die Werte der Felder „Zusatzzeit1“ und „Zusatzzeit2“ ausgegeben, sondern auch die Standard-Bezeichnungen dieser Felder bzw. die entsprechenden Übersetzungen.

Aktivieren Sie das Ankreuzfeld „Sichern“ und klicken auf den Knopf „OK“, so werden die Arbeitszeiten und Lohndaten eines Mitarbeiters für den zuvor angegebenen Monat des gewählten Jahres ermittelt und in einem Datensatz des Moduls „Monatszettel“ gespeichert. Diesen Datensatz können Sie im Modul „Monatszettel“ öffnen und Zeiten einsehen, korrigieren und umbuchen.

! Speichern Sie die Lohndaten eines Mitarbeiters im Modul „Monatszettel“, so werden die angewendeten Arbeitszeit- und Lohnartprofile in dem entsprechenden Datensatz mitgespeichert. Wiederholen Sie die Berechnung (und Speicherung) dieser Lohndaten, so werden die in dem zuvor gespeicherten Datensatz abgelegten Arbeitszeit- und Lohnartprofile genutzt. D. h., wenn sich für einen Mitarbeiter das aktuelle Arbeitszeit- und Lohnartprofil ändert, so werden bei einer erneuten Berechnung trotzdem die in der Monatszetteldatei abgespeicherten alten Profile berücksichtigt. Sollen die neuen bzw. geänderten Profile angewendet werden, so müssen Sie den alten Datensatz im Modul „Monatszettel“ ändern oder löschen.

i Soll bei der Ermittlung uhrzeitabhängiger Zuschläge von denen im Modul „Arbeitszeiten“ vorhandenen Einträgen ausgegangen werden, dann aktivieren Sie die allgemeine Einstellung „Monatszettel wenn möglich aus AZE berechnen." für Monatszettel. Die Zuschlagsermittlung auf Basis dieser Zeiten kann z.B. dann einen Einfluss haben, wenn die Arbeitszeiten über 24:00 Uhr hinausgehen. An Tagen, an denen die Pausenzeiten aufgrund der Pausenregelungen automatisch ermittelt werden, wird die komplette Pausenzeit in die Mitte der Arbeitszeit gelegt. Arbeitet ein Mitarbeiter z.B. von 18:00 Uhr bis 3:00 Uhr des Folgetages und bucht sich um 21:00 Uhr für 15 Minuten aus, aber insgesamt 30 Minuten Pause abgezogen bekommt, dann werden seine Zuschläge so berechnet als hätte er von 18:00 Uhr bis 22:15 Uhr und von 22:45 Uhr bis 3:00 Uhr gearbeitet. Wenn sich der Mitarbeiter allerdings um 21:00 Uhr für 30 Minuten ausbucht, dann werden die Uhrzeiten 18.00 Uhr bis 21:00 Uhr und 21:30 Uhr bis 3:00 Uhr für die Berechnung der Zuschläge herangezogen. Tage bei denen Sonderzeiten gebucht wurden, werden nicht berücksichtigt.

Lesen Sie sich bitte das Kapitel „ Monatszettel “ zur weiteren Information über die Funktionen des Moduls „Monatszettel“ durch.