Erfassung von Sonderzeiten

Im Modul „Mitarbeiter“ können Sonderzeiten, wie z.B. Urlaub oder Krankheit, zentral für Ihre Mitarbeiter erfasst werden. Öffnen Sie hierzu das Modul „Mitarbeiter“ und suchen Sie in der Bildschirmliste den Mitarbeiter heraus, für den Sie eine Sonderzeit erfassen möchten. Markieren Sie den Mitarbeiter und führen Sie aus dem Menü „Spezial“ der Bedienleiste die Funktion „Sonderzeiten“ aus. Es öffnet sich das folgende Fenster:

i Sie können die Ausführung der Funktion „Sonderzeiten“ mit Hilfe des Rechtes „Mitarbeiter: Sonderzeiten eingeben“ einem Benutzer/einer Gruppe ermöglichen bzw. verwehren.

In dem PopUp-Menü „Sonderzeiten“ werden die von Ihnen definierten Sonderzeiten zur Auswahl angeboten. Wählen Sie hier die gewünschte Sonderzeit aus, die Sie dem Mitarbeiter zuordnen möchten.

i Welche Sonderzeiten im PopUp-Menü angezeigt werden, hängt davon, ob der angegebene Zeitraum in den Feldern „Von“ und „Bis“ (siehe unten) in den Gültigkeitszeitraum der Sonderzeit fällt. Den Gültigkeitszeitraum hinterlegen Sie bei der Definition der Sonderzeit in den [ Systemparametern [ .

Sie können Sonderzeiten entweder für längere Zeiträume in Tage erfassen oder aber auch in Stunden. Ist das Ankreuzfeld „ganztägig“ aktiviert, dann stehen Ihnen die Felder „Von“ und „Bis“ zur Eingabe eines ein- oder mehrtägigen Zeitraums zur Verfügung, z.B. für einen 2-wöchigen Urlaub. Ist es deaktiviert, dann können Sie in den Feldern „Datum“ und „Zeit in Stunden“ die Eingabe für ein bestimmtes Datum stundenweise erledigen, z.B. 2 Stunden Krankheit.

Sofern das Ankreuzfeld „ganztägig“ aktiviert ist, können Sie den Zeitraum, für den Sie die Sonderzeiten buchen möchten, in den Feldern „Von“ und „Bis“ angeben.

i Erstellen Sie einen Monatszettel, so wird bei der Ermittlung der Sonderzeiten der von Ihnen angegebene Zeitraum betrachtet. Für Tage, die gemäß dem Arbeitszeitprofil keine Arbeitstage sind, d. h. die mit einer Soll-Tagesarbeitszeit von 0 Stunden definiert wurden, werden keine Sonderzeiten eingetragen. Sind beispielsweise die Tage Samstag und Sonntag im Arbeitszeitprofil nicht als Arbeitstage definiert und geben Sie bei der Zuordnung der Sonderzeit „Urlaub“ einen Zeitraum an, der ein Wochenende beinhaltet, so werden lediglich die Arbeitstage und nicht das Wochenende bei der Ermittlung des Urlaubs berücksichtigt.

Wie viel Stunden als Urlaub gewertet werden, hängt von den Soll-Tagesarbeitszeiten der berücksichtigten Tage ab, die sich aufgrund des Arbeitszeitprofils ergeben.

Ist das Ankreuzfeld „ganztägig“ deaktiviert, können Sie die Dauer der Sonderzeiten in den Feldern „Datum“ und „Zeit in Stunden“ angeben. Die Stundenanzahl können Sie entweder als Dezimalzahl eingeben, z.B. 2,5 Stunden oder im Format HH:MM, z.B. 02:30, sofern die allgemeine Einstellung „Standardzeit für die Eingabe ist die Minute" für das Modul „Stunden- und Material eingeben“ aktiviert ist.

Verwalten Sie die Sonderzeiten zusätzlich in einem Projekt, so können Sie bei der Zuweisung der Sonderzeit das entsprechende Projekt und die dazugehörige Position angeben. Die erfassten Zeiten werden dann auf die angegebene Projektposition in der Spalte „Zeit Ist“ gebucht.

i Werden in den Feldern „Anwesend Projekt“ und „Anwesend Pos.“ sowohl das Projekt als auch die Projektposition angegeben, so wird bei Speicherung der Sonderzeit auch ein entsprechender Stundenzetteleintrag angelegt. Wird keine Projektposition oder kein Projekt und keine Projektposition angegeben, so wird für die Sonderzeit nur ein Anwesenheitseintrag angelegt.

i Verwalten Sie Ihre Sonderzeiten nicht in einem Anwesenheitsprojekt, so aktivieren Sie die Einstellung „Stunden außer Sonderzeiten müssen Positionen zugeordnet sein“ für das Modul „Stundenliste“. Nur dann können Sie Sonderzeiten ohne Angabe eines Anwesenheitsprojekts und einer Tätigkeit anlegen.