An dieser Stelle wird an einem Praxisbeispiel gezeigt, wie der Ablauf von der Arbeitszeiterfassung über die Anwendung von Pausen- und Gleitzeitregelungen bis zum Stundenzettel erfolgt.
Stellen Sie sich vor, die Mitarbeiter Ihres Unternehmens arbeiten in der Regel Vollzeit 8 Stunden pro Tag. Mit den Arbeitszeit- und Pausenregelungen ist festgelegt, dass die Anwesenheitszeit innerhalb 7:30 Uhr und 18:30 Uhr liegen muss. Ab 6 Stunden Arbeitszeit muss eine 30-minütige Pausenzeit eingehalten werden, bei mehr als 9 Stunden eine 45-minütige.
Ein Mitarbeiter startet am Morgen eines regulären Arbeitstags im Büro seinen Computer und öffnet über den installierten Internetbrowser die ConAktiv® Web-App zum loggen der Arbeitszeiten. Er meldet sich an der Web-App an und klickt auf den Knopf „Arbeitszeitbeginn“.
Es wurde die Zeit 8:15 Uhr geloggt und im Modul „Arbeitszeiten“ als Arbeitsbeginn gespeichert.
Im Hintergrund läuft ein Batchprozess, der alle 5 Minuten prüft, ob ein Eintrag im Modul „Arbeitszeiten“ existiert, der noch nicht in das Modul „Stundenliste“ übertragen wurde.
Der neue Arbeitszeiteintrag des Mitarbeiters wird vom Batchprozess gefunden. Auf dessen Basis wird, unter Berücksichtigung der Pausen- und Gleitzeitregeln, im Modul „Stundenliste“ ein neuer Anwesenheitseintrag für den aktuellen Tag angelegt. Der Anwesenheitseintrag beinhaltet neben dem Tagesdatum die geloggte Uhrzeit des Arbeitsbeginns, sowohl als Anfang als auch als Ende der Anwesenheit. Der Anfang wurde nicht verändert, da dieser innerhalb der Gleitzeit (7:30-18:30 Uhr) liegt.
Im Laufe des Tages erfasst der Mitarbeiter seine Projektarbeitszeiten über den Stundenzettel von ConAktiv®.
Um 18:45 Uhr beendet der Mitarbeiter seine Arbeit. Er startet auf seinem Computer seinen Web-Browser und öffnet die ConAktiv® Web-App. Er meldet sich an der Web-App an und klickt auf den Knopf „Arbeitszeitende“.
Es wurde die Zeit 18:45 Uhr geloggt und im Modul „Arbeitszeiten“ als Arbeitsende gespeichert.
Der Batchprozess prüft wieder, ob ein Eintrag im Modul „Arbeitszeiten“ existiert, der noch nicht in das Modul „Stundenliste“ übertragen wurde. Der neue Arbeitszeiteintrag des Mitarbeiters wird vom Batchprozess gefunden. Der bestehende Anwesenheitseintrag im Modul „Stundenliste“ wird mit der geloggten Uhrzeit des Arbeitsendes ergänzt. Das Ende wurde automatisch auf 18:30 angepasst, da dies gemäß der Gleitzeitregelung die späteste Zeit ist, bis zu welcher der Mitarbeiter seine Arbeitszeit verrichten kann.
Da die Arbeitszeit nach 18:30 Uhr aus bestimmten Gründen notwendig war, soll diese dem Mitarbeiter dennoch gutgeschrieben werden. Der Mitarbeiter lässt sich das Ende seiner Arbeitszeit von der Personalverwaltung korrigieren. Der Mitarbeiter der Personalverwaltung öffnet den entsprechenden Eintrag zum Arbeitsende im Modul „Arbeitszeiten“, aktiviert das Ankreuzfeld „Gleitzeitregelung nicht anwenden“ speichert den Eintrag. Durch diese Änderung wird der Anwesenheitseintrag im Modul „Stundenliste“ aktualisiert, das Ende der Anwesenheitszeit wird auf 18:45 Uhr gesetzt.