Das Modul „Aufträge“ dient der Verwaltung von Kundenaufträgen. Beauftragt Sie ein Kunde mit der Lieferung von Artikeln, Leistungspakete, Ressourcen oder der Durchführung von Dienstleistungen, so können Sie diesen Vorgang mit Hilfe des Moduls „Aufträge“ festhalten und dem entsprechenden Kunden den Ihnen erteilten Auftrag bestätigen. Des Weiteren können Sie sich mit Hilfe eines erfassten Auftrages jederzeit einen Überblick verschaffen, ob noch Lieferungen an den Kunden offen stehen bzw. ob der Auftrag schon komplett an den Kunden berechnet wurde. Sie können durch die Erfassung eines Auftrags beauftragte Artikelmengen in einem Lager reservieren bzw. bei einem nicht vorhandenen Bestand vorab reservieren und darüber hinaus auf einen Blick feststellen, welche Positionen in welcher Menge geliefert wurden bzw. noch geliefert werden müssen. Ebenso können Sie ersehen, welche Positionen in welcher Menge schon berechnet wurden bzw. noch berechnet werden müssen.
Um einen Auftrag in ConAktiv® zu erfassen, müssen Sie lediglich einen Kunden und die beauftragten Positionen mit den entsprechenden Mengen und Preisen eingeben. Darüber hinaus stehen Ihnen noch eine Vielzahl von Feldern zur Beschreibung eines Auftrags zur Verfügung. Diese Felder können zum größten Teil durch Vorbelegungen (siehe entsprechende Abschnitte im Kapitel „ Vorbelegungen “) automatisch bei Neuanlage eines Auftrags ausgefüllt werden.
Sie können Daten aus bereits erfassten Projekten und Angeboten direkt in einen Auftrag einfügen. Dies können Sie auf eine der folgenden Arten erledigen:
Beim Einfügen eines Datensatzes der Module „Projekte“ oder „Angebote“ in einen Auftrag, werden alle für den Auftrag relevanten Informationen übernommen. Auf diese Weise kann ein Auftrag sehr schnell erstellt werden.
Aus dem Modul „Angebote“ haben Sie die Möglichkeit, einen Auftrag per Knopfdruck zu erzeugen. Dort existiert auf der Eingabemaske, Register „Positionen“, der Knopf „Auftrag“.
Klicken auf Sie diesen Knopf, so wird das Modul „Aufträge“ gestartet und es wird ein neuer Auftragsdatensatz erzeugt. Alle für einen Auftrag relevanten Daten werden aus dem Angebot (Positionen, Kundendaten usw.) übernommen und in den neuen Datensatz eingefügt.
Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe eines Auftrags kommt, neben den Funktionen „Drucken“ und „Faxen“, der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Aufträge“ zu. Über diese Funktion kann ein Auftrag entweder als E-Mail erzeugt werden (der Auftrag wird in ein E-Mail Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen eines Auftrags an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “, Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“ bei der Beschreibung „E-Mail“ durch.
Um im Modul „Aufträge“ schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie zuerst das Kapitel „ Grundlagen der Fakturierungsmodule “ durchlesen. Ebenfalls ist es sehr hilfreich, sich mit den Vorbelegungen vertraut zu machen und diese an sinnvollen Stellen einzusetzen. Darüber hinaus werden Sie hier häufig mit dem Browser arbeiten wollen. Lesen Sie sich bitte auch hierzu die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Browser “ durch.