Mit Hilfe des Moduls „Bestellanfrage“ können Sie Preis- und Verfügbarkeitsanfragen an einen oder eine Vielzahl von Lieferanten stellen.
Um eine Bestellanfrage in ConAktiv® zu erfassen, müssen Sie grundsätzlich den Sachbearbeiter, einen Lieferanten und die zu bestellenden Positionen mit den entsprechenden Mengen und Einkaufspreisen eingeben. Darüber hinaus stehen Ihnen noch eine Reihe weiterer Felder zur Beschreibung der Bestellanfrage zur Verfügung. Diese Felder können zum größten Teil durch Vorbelegungen (siehe entsprechende Abschnitte im Kapitel „ Vorbelegungen “) automatisch bei Neuanlage einer Bestellanfrage ausgefüllt werden. Eine erfasste Bestellanfrage kann darüber hinaus als Vorlage zur Erstellung von weiteren Bestellanfragen mit gleichem Inhalt an verschiedene Lieferanten genutzt werden. In der Vorlage brauchen Sie lediglich auf den Knopf „Bestellanfrage vervielfältigen“ klicken. Die Lieferanten, die eine entsprechende Bestellanfrage erhalten sollen, wählen Sie dann aus dem Modul „Ansprechpartner“ aus. Nach Auswahl der Lieferantendressenwerden die Bestellanfrage automatisch von ConAktiv® erstellt.
Sie können Daten aus bereits erfassten Projekten direkt in eine Bestellanfrage einfügen. Dies können Sie auf eine der folgenden Arten erledigen:
Beim Einfügen eines Projektdatensatzes in eine Bestellanfrage werden alle für die Bestellanfrage relevanten Informationen übernommen. Auf diese Weise kann eine Bestellanfrage sehr schnell erstellt werden.
Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe einer Bestellanfrage kommt, neben den Funktionen „Drucken“ und „Faxen“, der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Bestellanfrage“ zu. Über diese Funktion kann eine Bestellanfrage entweder als E-Mail erzeugt werden (die Bestellanfrage wird in ein E-Mail Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen einer Bestellanfrage an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “, Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“ bei der Beschreibung „E-Mail“ durch.
Um im Modul „Bestellanfrage“ schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie zuerst das Kapitel „ Grundlagen der Fakturierungsmodule “ durchlesen. Ebenfalls ist es sehr hilfreich, sich mit den Vorbelegungen vertraut zu machen und diese an sinnvollen Stellen einzusetzen. Darüber hinaus werden Sie hier häufig mit dem Browser arbeiten wollen. Lesen Sie sich bitte auch hierzu die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Browser “ durch.