Damit in einem Modul bei Speicherung eines Datensatzes ein Historiendatensatz erstellt wird, müssen Sie im Modul „Einstellungen“ eine entsprechende Einstellung aktivieren. Öffnen Sie hierzu das Modul „Einstellungen“, markieren den Benutzer bzw. die Benutzergruppe, für welche die Funktion zur Verfügung stehen soll. Soll die Funktion bei allen Benutzern greifen, dann markieren Sie die Gruppe „Master“.
Klicken Sie dann auf der Benutzer- bzw. Gruppenseite der Einstellungen auf den Knopf „Allgemeine Einstellungen“.
Erweitern Sie den Eintrag „Historie“. Dort finden Sie zu den Modulen „Angebote“, „Aufträge“, „Bestellanfragen“, „Bestellungen“, „Eingangsrechnungen“, „E-Mails“, „Gutschriften“, „Lieferscheine“, „Mahnungen“, „Probleme“, „Projekte“, „Rechnungen“, „Schriftverkehr“, „Teilnehmer“, „Aufgaben“ und „Wareneingänge“ jeweils zwei Einstellungen:
- Modulname : Automatischer Eintrag in Historie
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass ein Historieneintrag automatisch bei Speicherung eines Datensatzes erzeugt wird. - Modulname : Frage nach Eintrag in Historie
Mit dieser Einstellung legen Sie fest, dass Sie bei Speicherung eines Datensatzes entscheiden können, ob ein Historieneintrag erzeugt wird.
Aktivieren Sie die gewünschten Einstellungen, indem Sie auf die betreffenden Einträge doppelklicken, sodass diese fett dargestellt werden.
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Für die Module „Mahnungen“ und „Teilnehmer“ ist die Einstellung „Modulname: Automatischer Eintrag in Historie“ am sinnvollsten, da die Datensätze dieser Modul in der Regel automatisch aus anderen Modulen (Teilnehmer aus Adressen und Mahnungen aus Offene Posten), und unter Umständen in großen Mengen, erzeugt werden.
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Es ist empfehlenswert, möglichst viele Historieneinträge automatisch generieren zu lassen. Möchte man dann auf einer Registerkarte oder im Browser nicht alle Historieneinträge sehen, kann man mit Hilfe einer Vorsuche in der Liste die Einträge einschränken. Beispielsweise könnten Sie im Browser nur die Historieneinträge der offenen Angebote anzeigen lassen. Oder Sie könnten, abhängig vom angemeldeten Benutzer oder von der angemeldeten Benutzergruppe, unterschiedliche Datensätze aus dem Modul „Historie“ anzeigen. Beispielsweise könnten für den Vertrieb alle offenen Angebote und die aktuellen Aufgaben dargestellt werden, für die Buchhaltung dagegen Mahnungen oder offene Aufträge.
Verlassen Sie das Modul „Einstellungen“, speichern Sie dabei die getätigten Änderungen und melden Sie sich neu an ConAktiv® an.
