Projektvorgänge planen und terminieren

Haben Sie ein Projekt mit den einzelnen Vorgängen, Sammelvorgängen (Erklärung siehe Hinweis unten), den Projektlaufzeiten und den Projektmitarbeitern erfasst, so können Sie im Projektplaner diese Vorgänge planen, d.h. die zeitliche Reihenfolge und die Dauer festlegen.

Den Projektplaner aktivieren Sie durch Aufruf der Funktion „Projektplanung einschalten“ aus dem Menü „Spezialfunktionen“ der Funktionsleiste des Projektes, durch Wechsel auf das Positionsregister „Projektplanung“ oder über den Fast Function Access.

i Sammelvorgänge: Sind in der Positionsliste eines Projektes die Vorgänge zu einer Stückliste oder zu einem Unterprojekt zusammengefasst, so bezeichnet man den Kopf der Stückliste als den Sammelvorgang. Bei Sammelvorgängen sind bei der Planung diverse Punkte zu beachten. Diese werden an den entsprechenden Stellen explizit beschrieben.

(1) Sammelvorgang

(2) Dem Sammelvorgang zugeordnete Vorgänge

Die Balken im Projektplaner, welche die geplanten Zeiträume der Projektvorgänge repräsentieren, werden aufgrund der Planung und Bearbeitung des Projektes farblich dargestellt:

Wenn für einen Vorgang noch keine Mitarbeitertermine verplant wurden:

  • HELLBLAU : Wenn die auf den Vorgang verteilte Mitarbeiterzeit geringer ist, als die für den Vorgang verplante Zeit (aus Spalte „Zeit Gepl.“) und noch keine Mitarbeitertermine für den Vorgang geplant wurden.

Die Farben GRÜN und ORANGE übersteuern die Farbe HELLBLAU .

  • GRÜN : wenn der Fertigstellungsgrad >=100% ist.
  • GRAU : Wenn die auf den Vorgang verteilte Mitarbeiterzeit mit der für die Position verplanten Zeit (aus Spalte „Zeit Gepl.“) übereinstimmt.

Die Farben GRÜN und ORANGE übersteuern die Farbe Grau .

  • DUNKELBLAU : Wenn die auf den Vorgang verteilte Mitarbeiterzeit größer ist, als die für die Position verplanten Zeit (aus Spalte „Zeit Gepl.“).

Die Farben GRÜN und ORANGE übersteuern die Farbe DUNKELBLAU .

  • Orange : Wenn der Fertigstellungsgrad <100% ist und auf den Vorgang bereits Stunden erfasst wurden, wobei der Fertigstellungsgrad (Spalte „Fertigstellungsgrad“) jedoch kleiner ist, als das Verhältnis zwischen geplanten und geleisteten Stunden (Spalten „Zeit Gepl.“ und „Zeit Ist“).

Stellen Sie sich vor, dass ein Projektvorgang mit 100 Stunden verplant wurde. Die dem Vorgang zugeordneten Projektmitarbeiter haben dazu 30 Stunden erfasst (30%), der Fertigstellungsgrad zu dem Vorgang ist aber nur 20%. Da der Fertigstellungsgrad nun kleiner ist als das Verhältnis zwischen geplanten und geleisteten Stunden (und nicht 100%), wird der Balken Orange angezeigt.

Wenn für einen Vorgang bereits Mitarbeitertermine verplant wurden:

  • HELLBLAU : Wenn die dem Vorgang zugeordnete aktuell zu verteilende Mitarbeiterzeit kleiner ist, als die für den Vorgang terminierte Zeit.

Die Farben GRÜN und ROT übersteuern die Farbe HELLBLAU .

  • GRÜN : Wenn die für den Vorgang aktuell zu verteilende Mitarbeiterzeit mit der für den Vorgang geschätzten Restzeit (Spalte „Geschätzte Restzeit“) übereinstimmt.
  • DUNKELBLAU : Wenn die für den Vorgang aktuell zu verteilende Mitarbeiterzeit größer ist, als die für den Vorgang geschätzte Restzeit oder wenn die für den Vorgang terminierte Zeit größer ist, als die für den Vorgang geschätzte Restzeit (Spalte „Geschätzte Restzeit“) ist.

Die Farbe GRÜN übersteuert die Farbe DUNKELBLAU .

  • ROT : Wenn die für den Vorgang terminierte Zeit kleiner ist, als die für den Vorgang geschätzte Restzeit.

Die Farben GRÜN und HELLBLAU übersteuern die Farbe ROT .

Im Groben kann man die Farben der Balken wie folgt beurteilen:

HELLBLAU :

Auf den Vorgang wurde zuwenig Mitarbeiterzeit verteilt!

DUNKELBLAU :

Auf den Vorgang wurde zuviel Mitarbeiterzeit verteilt!

GRAU :

Dem Vorgang wurden noch keine Termine zugeordnet!

GRÜN :

Planung OK!

ROT :

Terminplanung nicht ausreichend, um den Vorgang zu bewältigen!

Zur besseren Unterscheidung zwischen Sammelvorgängen und zugeordneter Vorgänge, werden Sammelvorgänge, also die Köpfe der Stücklisten oder Unterprojekte, durch eine schwarze Rasterlinie am oberen Rand eines Balkens hervorgehoben.

  Sammelvorgang

  zugeordneter Vorgang

Entsprechend des Fertigstellungsgrads wird ein Balken schraffiert. Ist der Fertigstellungsgrad beispielsweise 50%, so ist der Balken zur Hälfte schraffiert.

  Fertigstellungsgrad 50%

Weiterhin wird die Ist-Zeit, also die auf einen Vorgang erfasste Zeit, als schmaler schwarzer Balken innerhalb eines Vorgangsbalkens proportional zur Planzeit des Vorgangs dargestellt. Wurde ein Vorgang beispielsweise mit 100 Stunden geplant und wurden 25 Stunden darauf erfasst, dann beträgt die Länge des Balkens für die Ist-Zeit ein Viertel von der Länge des Vorgangsbalkens.

  Ist-Zeit 25 Stunden

i Bei Sammelvorgängen resultiert die Farbe aus den zugeordneten Vorgängen. Ist beispielsweise einer der zugeordneten Vorgänge noch nicht vollständig durch Mitarbeiterressourcen abgedeckt, so wird der Sammelvorgang hellblau dargestellt, selbst wenn alle anderen Vorgänge korrekt und vollständig verplant wurden, also grün dargestellt werden.