Mögliche Einstellungen für das Modul „Projekte“

Mit Hilfe des Moduls „Einstellungen“ können Sie für das Modul „Projekte“ eine Reihe von Einstellungen vornehmen, die das Arbeiten mit dem Modul beeinflussen.

Einstellung

Beschreibung

Rechte werden bei Listenanzeige geprüft

Aktivieren Sie diese Einstellung für das Modul „Projekte“, so wird für die Funktion „Zugriffsrechte“ (Menü „Funktionen“ in der Bildschirmliste oder Eingabemaske) die Option „In Liste Anzeigen“ freigeschaltet. Somit werden den einzelnen Anwendern beim Aufruf der entsprechenden Liste nur die Datensätze angezeigt, zu denen sie ein Zugriffsrecht haben.

Beachten Sie bitte, dass diese Option den Aufruf eines Moduls verlangsamt, da nun jeder Datensatz dahingehend geprüft werden muss, ob der entsprechende Benutzer die benötigten Zugriffsrechte besitzt.

Zu prüfende Projekte automatisch als Aufgabe

Damit der Mitarbeiter, der ein Projekt überprüfen soll (Feld Zu Prüfen Von, Eingabemaske, Register Positionen, des Moduls Projekte), auch erfährt, dass ein zu prüfendes Projekt vorliegt, können Sie diese Einstellung aktivieren. Sie bewirkt, dass das entsprechende Projekt dem Mitarbeiter automatisch als Aufgabe (mit dem Text Zu überprüfen in dem Feld ZuTun) vorgelegt wird.

Aufgabe als erledigt kennzeichnen, wenn das Projekt geprüft wurde

Soll eine Aufgabe, die aufgrund der Einstellung „Zu prüfende Projekte automatisch als Aufgabe“ zu einem Projekt erzeugt wurde, als erledigt gekennzeichnet werden, sobald das Projekt geprüft wurde, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

FindIt Schnittstelle!

Möchten Sie die Schnittstelle zur Dokumentenmanagementlösung Find-it verwenden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Änderungen der PR-Nr in alle Module übernehmen!

Möchten Sie es ermöglichen, dass eine Projektnummer, die nachträglich geändert wird, auch in den Datensätzen, die dem Projekt zugeordnet sind (beispielsweise in Aufträgen, Rechnungen, Eingangsrechnungen, Stundeneinträgen usw.) automatisch geändert wird, so müssen Sie hierfür diese Einstellung aktivieren.

ProjektNr aus Kundenkürzel, Etatkürzel übernehmen

Soll die Projektnummer eines Projektes automatisch aus dem Kundenkürzel, dem Etatkürzel und einer fortlaufenden Nummer erzeugt werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

PR-Nr aus KU-Kürzel, Etat-Kürzel, Jahresziffer

Soll die Projektnummer eines Projektes automatisch aus dem Kundenkürzel, dem Etatkürzel, der letzten Jahresziffer des laufenden Jahres und einer fortlaufenden Nummer erzeugt werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

PR-Nr aus KU-Kürzel, Jahresziffer

Soll die Projektnummer eines Projektes automatisch aus dem Kundenkürzel, einer fortlaufenden Nummer und der letzten Jahresziffer des laufenden Jahres erzeugt werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

PR-Nr. aus KU-Kürzel, Jahresziffer zweistellig

Soll die Projektnummer eines Projektes aus Kundenkürzel, fortlaufender Nummer und zwei Jahresziffern erzeugt werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Beim Einfügen eines Etats 0 Projekt übernehmen!

Möchten Sie, dass das erste Projekt, das Sie für einen Etat erfassen, als Vorlage für weitere Projekte zu diesem Etat dient, so müssen Sie, neben der Einstellung ProjektNr aus Kundenkürzel, Etatkürzel übernehmen oder Projekte: PR-Nr aus KU-kürzel, Etatkürzel, Jahresziffer, diese Einstellung aktivieren.

Mitarbeiter DEKs ausblenden

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie die Spalte DEK/Stunde in der Stundenübersicht (Modul Projekte, Eingabemaske, Register Mitarbeiter) ausblenden.

Projektkosten nicht sichtbar

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie die Felder unter dem Register Statistik der Eingabemaske des Moduls Projekte ausblenden, die auf den Projektertrag schließen lassen.

Projektertrag nicht sichtbar

Aktivieren Sie diese Einstellung, so wird das Feld Gepl. Rohertr. (Modul Projekte, Eingabemaske, Register Positionen) ausgeblendet.

Zusätzlich wird, jeweils unter dem Register Positionen der Eingabemaske, das Feld Rohertrag (Module Angebote und Rechnungen) bzw. das Feld Rohgewinn (Module Aufträge und Lieferscheine) ausgeblendet.

Statistikseite unsichtbar

Durch Aktivierung dieser Einstellung können Sie für Benutzer bzw. Gruppen die Eingabemaske, Register Statistik, unzugänglich machen.

Preisgruppe aus Etat übernehmen

Ist das Modul Etat in Ihrer ConAktiv®-Konfiguration enthalten, so haben Sie die Möglichkeit, dort eine Preisgruppe speziell für einen Kundenetat festzulegen. Durch Aktivierung dieser Einstellung können Sie bestimmen, dass bei Auswahl eines Etats in einem Projekt, die im Etat hinterlegte Preisgruppe in das Projekt übernommen wird.


AN_Real1 in Auftragswert übernehmen

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, dass bei Übernahme eines Angebots in ein Projekt der Wert aus dem Feld Real1 des Angebots (Eingabemaske, Register Konditionen) in das Feld Auftragswert des Projektes übernommen wird.

AN_Angebotstext2 in Kurzbezeichnung übernehmen

Mit Hilfe dieser Einstellung können Sie festlegen, dass bei Übernahme eines Angebots in ein Projekt der Text (max. die ersten 80 Zeichen) aus dem Feld Text 2 des Angebots (Eingabemaske, Register Beschreibung) in das Feld Kurzbez. des Projektes übernommen wird.

Kurzbezeichnung in Textpositionen eingebbar

Erfassen Sie eine Position in der Positionsliste eines Projektes und ändern Sie dann diese Position in eine Textposition, so wird u. a. die Kurzbeschreibung der Position gelöscht. Soll die Kurzbeschreibung jedoch erhalten bleiben, so aktivieren Sie diese Einstellung.

PDF Dokument automatisch an Mail hängen

Damit beim Ausführen der Funktion E-Mail in der Eingabemaske des Moduls Projekte ein ausgefülltes Projektformular als PDF-Dokument einer E-Mail angehängt wird, muss u.a. diese Einstellung aktiviert werden.

Kostenstelle aus Kundenstamm übernehmen

Soll in das Feld Kostenstelle eines Projektes die Kostenstelle des dem Projekt zugeordneten Kunden übernommen werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Realisierungsort aus Angebote in Alpha5 übernehmen

Möchten Sie, dass bei Übernahme eines Angebotes in ein Projekt der Inhalte des Feldes Realisierungsort des Angebotes in das Feld Alpha 5 im Projekt übernommen wird, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Alpha4 aus Ansprechpartner in Betriebsnummer übernehmen

Möchten Sie, dass beim Einfügen eines Kunden in ein Projekt das Feld Betriebsnummer mit dem Inhalt des Feldes Alpha 4 des Kundenansprechpartners gefüllt wird, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Projektkosten MI-Werte nicht sichtbar

Sollen die Werte in den Feldern Stundenkst. aufgr. der Mi-Werte, Mitarbeiterkosten und ProjektertragMI auf dem Register Statistik ausgeblendet werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Leistungskategorie ist frei eingebbar!

Aktivieren Sie diese Einstellung, so können Sie in der Positionsliste eines Projektes in der Spalte Leistungskategorie manuell einen freien Text eingeben (der Text in der Spalte Leistungskategorie wird auch in der Eingabemaske des Moduls Stunden eingeben angezeigt).

Projektinfos bei Änderung in Datei ablegen.

Ist diese Einstellung aktiviert und wurde darüber hinaus ein Pfadname der Art Projekte/WIN oder Projekte /MAC im Modul Systemparameter unter dem Eintrag Pfad-Einstellungen definiert und einem Benutzer zugewiesen (Modul Einstellungen, Eingabemaske Allgemeine Einstellungen, Punkt Pfadnamen), so wird beim Abspeichern eines Projektes nach Neuanlage oder Änderung eine Datei erzeugt, in der eine Reihe von Projektinformationen abgelegt sind.

Einsatzzeitraum aus Projektzeit übernehmen

Soll anstelle der Kernzeit die Projektlaufzeit als Einsatzzeitraum für einen Mitarbeiter vorgeschlagen werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Obersumme: Zeit Ist aufsummieren

Sollen in der Obersumme eines Leistungspakets die Zeiten in der Spalte Zeit Ist der einzelnen Leistungspaketelemente summiert werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Obersumme: Zeit Geplant aufsummieren

Sollen in der Obersumme eines Leistungspakets die Zeiten in der Spalte Zeit Gepl. der einzelnen Leistungspaketelemente summiert werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Obersumme: Fertigstellungsgrad aufsummieren

Sollen in der Obersumme eines Leistungspakets die Werte in der Spalte Fertigstellungsgrad der einzelnen Leistungspaketnelemente summiert werden, so müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Bei den Halbfabrikaten keine stornierten Projekte

Damit bei der Auswertung der Halbfabrikate keine stornierten Projekte mitberücksichtigt werden, müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Keine automatische Übernahme der Projektzeiten in die Tätigkeiten

Möchten Sie festlegen, dass Kernanfang und –ende grundsätzlich nicht als geplanter Anfang bzw. als geplantes Ende beim Einfügen einer Tätigkeit in ein Projekt oder bei Änderung der beiden Daten in die Spalten Anf. Gepl. Datum und Ende Gepl. Datum der Tätigkeit übernommen werden, so aktivieren Sie diese Einstellung.

Termine werden für Mitarbeiter automatisch angelegt

Ist einer Projektposition ein Mitarbeiter zugeordnet und wird die Position geändert und das Projekt gespeichert, dann wird der Anwender in einem Dialog gefragt, ob die Termine aktualisiert werden sollen. Bestätigt man den Dialog, dann werden alle Termine, die den einzelnen Projektpositionen zugeordnet sind gelöscht und wieder neu angelegt. Der Dialog erscheint beim Speichern nur dann, wenn eine Position tatsächlich auch geändert wurde.

Termine werden für Ressourcen automatisch angelegt

Ist einer Projektposition eine Ressource zugeordnet und wird die Position geändert und das Projekt gespeichert, dann wird der Anwender in einem Dialog gefragt, ob die Termine aktualisiert werden sollen. Bestätigt man den Dialog, dann werden alle Termine, die den einzelnen Projektpositionen zugeordnet sind gelöscht und wieder neu angelegt. Der Dialog erscheint beim Speichern nur dann, wenn eine Position tatsächlich auch geändert wurde.

Mails werden direkt an alle Projektmitarbeiter geschickt!

Möchten Sie an alle Projektmitarbeiter, d.h. an alle Mitarbeiter, die im Bereich „Stundenübersicht“ eines Projektes (Eingabemaske, Register „Mitarbeiter“) aufgelistet werden, eine Nachricht senden, dann können Sie dies über die Funktion „E-Mail“ in der Kopfleiste der Eingabemaske des Moduls „Projekte“ erledigen, sofern diese Einstellung aktiviert ist.

Mitarbeiterkürzel in Projektposition kann frei eingegeben werden

Standardmäßig werden in der Spalte „MI-Kurz.“ in einer Liste die Kürzel aller Mitarbeiter zur Auswahl angeboten, die dem Projekt zugeordnet sind (Registerkarte „Mitarbeiter“, Bereich „Stundenübersicht“ ). Möchten Sie das Mitarbeiterkürzel frei eingeben, um einen beliebigen Mitarbeiter der Position zuzuordnen, auch wenn dieser nicht dem Projekt zugeordnet ist, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Projektpositionen mit Angebotszuordnung nicht löschen.

Möchten Sie verhindern, dass Projektpositionen gelöscht werden können, für die ein Angebot erstellt wurde, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Projektpositionen mit Angebotszuordnung nicht löschen

Ist einem Projekt, respektive einer Projektposition, ein Angebot zugeordnet, dann können Sie dennoch die Projektposition löschen. Möchten Sie das verhindern, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Bei Auslastungsplanung gesamten Zeitraum verwenden

Ist diese Einstellung aktiv, dann wird bei der Projektplanung anstelle einzelner Termine nur ein Termin über den gesamten Zeitraum des Vorgangs angelegt.

Bei Auslastungsplanung mehrtätige Termine verwenden

Ist diese Einstellung aktiv, dann wird bei der Projektplanung anstelle einzelner Termine nur ein Termin angelegt, der dann endet, wenn der Mitarbeiter gemäß der Planung, den Vorgang abgewickelt haben sollte.

Bei Auslastungsplanung monatliche Termine verwenden

Wenn diese Einstellung aktiv ist, dann werden nicht einzelne Termine bei der Planung angelegt sondern für jeden Monat ein Termin, der die Anzahl der Tage enthält, die in diesem Monat verplant sind. Dies ist nützlich für eine Planung die auf Monaten basiert. Wenn die Einstellung: Termine werden für Mitarbeiter automatisch angelegt aktiv ist, wird jetzt beim Speichern des Projektes, falls die Kapazitätsplanung lizensiert ist, automatisch die Termine angelegt, die man auch manuell mit der Funktion Auslastung erzeugen konnte

Bei Auslastungsplanung Tage auf gesamten Zeitraum monatlich verteilen!

Ist diese Einstellung aktiviert ist, dann wird bei Erstellung der Auslastungsplanung, der gesamte Zeitraum der Projektposition (wenn dieser in der Zukunft liegt, oder ab dem aktuellen Datum) für die Terminplanung genutzt. Dabei werden die zu verplanenden Stunden proportional zu der pro Monat zur Verfügung stehenden Zeit (Werktage abzgl. bereits verplanter/terminierter Zeit) auf die Monate verteilt.

Sollte in einem Monat keine verplanbare Zeit zur Verfügung stehen, wird zwar ein Termin angelegt, dieser mit 0 Stunden verplant.

Sollten beim zuletzt zu bebuchenden Monat noch zu verplanende Stunden übrig sein, werden diese komplett auf diesen letzten Monat geplant.

Sofern es nicht möglich ist, die gesamte Zeit zu verteilen, erfolgt keine Fehlermeldung.

Geplante Werte nicht überschreiben

Die Anzahl bzw. die Zeit, die Sie in der Positionsliste in den Spalten „Anz. Ber.“ bzw. „Zeit Ber.“ eingeben werden automatisch als Vorschlag in die Spalten „Anz. Gepl.“ bzw. „Zeit Gepl.“ übernommen und können dort geändert werden. Sollen die Werte in den Spalten „Anz. Gepl.“ und „Zeit Gepl.“ nicht durch eine Eingabe in den Spalten „Anz. Ber.“ bzw. „Zeit Ber.“ geändert werden, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Nur in Stammdaten definierte Zeiteinheiten zulassen

(System)

In der Spalte „Zeiteinh.“ einer Position der Fakturierungsmodule können standardmäßig die in den Systemparametern angelegten Zeiteinheiten ausgewählt werden. Möchten Sie jedoch, dass dort nur die Zeiteinheiten zur Auswahl zur Verfügung stehen, die in der Verkaufspreisstaffel einer eingefügten Tätigkeit vorhanden sind, dann aktivieren Sie diese Einstellung.

Nur in Stammdaten definierte Einheiten zulassen

(System)

Aktivieren Sie diese Einstellung werden in der Spalte „Einheit“ einer Position der Fakturierungsmodule, die in der Verkaufspreisstaffel des eingefügten Artikels vorhandenen Einheiten zur Auswahl angeboten. Ansonsten wird die im Artikel hinterlegte Standardeinheit verwendet.

Obersumme: Zeit Berechnet aufsummieren

In Teilprojekten, d.h. in Leistungspaketen vom Typ „P“, werden die berechneten Zeiten (Spalte „Zeit berechnet (Aus Rechnungen) in der Obersumme standardmäßig aufsummiert. Damit die Zeiten auch in den Obersummen anderer Leistungspakete aufsummiert werden, müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Nur eine Spalte für Artikelanzahl und Zeitdauer verwenden

Möchten Sie der Übersicht halber nur eine Spalte in einer Positionsliste sehen, die sowohl die geplanten Zeiten als auch die geplanten Mengen beinhalten kann, dann aktivieren Sie diese Einstellung. Ist die Einstellung aktiv, werden die Spalten „Anz. Gepl.“ und „Zeit Gepl.“ aus den Positionslisten ausgeblendet und stattdessen die Spalte „Menge Geplant“ eingeblendet.

Seriennummern müssen vollständig erfasst sein!

Um sicherzustellen, dass die Anzahl der in der Spalte „Seriennummern“ eingegebenen Seriennummern mit der angegebenen Menge sämtlicher im Projekt enthaltener Seriennummernartikel übereinstimmt, aktivieren Sie diese Einstellung. Ein Projekt kann dadurch erst dann gespeichert werden, wenn sich die Anzahl der erfassten Seriennummern jeweils mit der Anzahl der Seriennummernartikel deckt.

Projektpositionen mit Auftragszuordnung können gelöscht werden!

Aktivieren Sie diese Einstellung, das Löschen einer Projektposition nicht mehr verhindert, wenn es einen Auftrag zu der Position gibt. Allerdings kann weiterhin nicht das gesamte Projekt gelöscht werden.

Beim Ausschneiden und Einfügen nur ERPOS berücksichtigen

In der Positionsliste eines Projekts können grundsätzlich alle Projektpositionen ausgeschnitten und an anderer Stelle eingefügt werden. Soll es aber nur möglich sein, Eingangsrechnungen, d.h. die entsprechenden Textpositionen ausschneiden und einfügen zu können, müssen Sie diese Einstellung aktivieren.

Gutschr. bei Projekt vom Rechn.-betrag abziehen.

(Gutschriften)

Sollen bei der Ermittlung der zu einem Projekt fakturierten Rechnungssumme (Modul Projekte, Eingabemaske, Register Statistik, Bereich Ist, Feld Rechnungs-Summe) auch die zum Projekt erfassten Gutschriften berücksichtigt werden, so aktivieren Sie für das Modul Gutschriften diese Einstellung.

ER-Positionen bei Obersumme berücksichtigen

(System)

Soll der VK einer Projektposition (und auch bei einer Angebots-, Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungsposition), gemäß der zugeordneten Eingangsrechnungspositionen (zuzüglich eines Fremdkostenzuschlags), automatisch errechnet werden, so aktivieren Sie diese Einstellung und stellen Sie die Projektposition auf Obersumme (=-Zeichen in der ersten Spalte). Diese Einstellung ist nur im Zusammenhang mit der Einstellung Eingangsrechnungen: Pos. in Projekt als Textposition übernehmen! sinnvoll.

Ansprechpartner Kunde: Über alle Kunden suchen

(System)

Haben Sie über die Felder „Stamm-Nr.“ oder „Firmenname1“ einen Kunden gewählt, dann können Sie über das Feld „KU Name“ einen bestimmten Ansprechpartner dieses Kunden suchen. Möchten Sie dagegen, dass bei der Eingabe eines Nachnamens in das Feld „Name“ alle Kundenansprechpartner durchsucht werden, dann müssen Sie diese Einstellung aktivieren. Diese Einstellung greift auch in den Modulen „Angebote“, „Aufträge“, „Lieferscheine“, „Rechnungen“ und „Gutschriften“.

Faktor: Der Faktor in Fakturierungsmodulen wird nicht in Prozent eingegeben!

(System)

Möchten Sie den Wert in der Spalte „Faktor“ der Fakturierungsmodule als Multiplikator und nicht als prozentualen Wert eingeben, dann aktivieren Sie diese Einstellung.