Das Modul „Reisekosten“ ermöglicht Ihren Mitarbeitern die schnelle Erfassung aller Kosten, Belege und Pauschalen, die im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind. Dazu gehören u.a. Verpflegungspauschalen, Übernachtungspauschalen, Hotelkosten und andere Reisekosten. Die Reisekosten müssen Projekten zugeordnet und können gleichzeitig für den Auslagenersatz an den Mitarbeiter vorbereitet werden. Die einzelnen Belege wie Taxiquittungen, Hotelrechnungen usw. können detailliert in der Reiskostenabrechnung als Belegdatensätze (Projektmaterial) erfasst werden. Die tatsächlichen Belege, sofern Ihnen diese in einem Bild- oder im PDF-Format vorliegen, können Sie als externe Dokumente den Belegdatensätzen im Modul „Projektmaterial“ anhängen, in der Reisekostenabrechnung in einer Vorschau ansehen und, bei Bedarf, ausdrucken.
Die Reisekostenabrechnungen können einer zweifachen Prüfung unterzogen und nach Freigabe verbucht und somit an die Buchhaltung übergeben und über die DATEV-XML-Schnittstelle exportiert werden. Dabei können die Abrechnungen auch in die offenen Posten einfließen, sodass eine Überweisung der Kosten an den Mitarbeiter per SEPA möglich ist.
Eine Reisekostenabrechnung basiert auf Reisekostenarten. In diesen Reisekostenarten legen Sie z.B. fest, wie hoch und in welchem Zeitraum eine Pauschale gültig ist, welcher Steuersatz verwendet wird und auf welches Konto die Kosten verbucht werden. Derzeit werden die Reisekostenarten der Typen
und
verwaltet, die Erfassung erfolgt im Modul „Reisekostenarten“ in den Systemparametern.
Die Höhe der Pauschalen, insbesondere der Verpflegungsmehraufwände und Abzüge, die in den Reisekostenarten erfasst werden, hängen vom Reiseland ab. Daher ist es notwendig die Reiseländer im Modul „Reisekostenländern“ anzulegen und den Reisekostenarten zuzuordnen. Somit können Sie für die unterschiedlichen Länder verschiedene Pauschalen definieren.