Automatische Rechnungszuordnung der Stundeneinträge bei Aufwandsabrechnung

In einem Projekt können Sie festlegen, dass bei der Abrechnung von Leistungen nach Zeit und Aufwand die Rechnungsnummer in den relevanten Stundenzetteleinträgen gespeichert wird. Auf diese Weise können Sie genau nachverfolgen, welche erbrachte Leistungen in welchen Rechnungen zu welchem Zeitpunkt an den Kunden berechnet wurden.

Die Funktion greift dann, wenn im Projekt das Ankreuzfeld „Autom. Zuordnung der Stundeneinträge bei der Rechnungsstellung“ (Modul „ Projekte “, Eingabemaske Register „Positionen“) aktiviert ist, siehe dort.

Erstellen Sie für Projekttätigkeiten, die nach Aufwand abgerechnet werden sollen, also eine Berechnungsart „Nach Aufwand…“ eingestellt haben, einen Rechnungsvorschlag, dann wird bei allen relevanten Stundenzetteleinträgen eine Rechnungsvorschlagsnummer gespeichert.

Sobald ein Stundenzetteleintrag eine Rechnungsvorschlagsnummer erhält, ist dieser nicht mehr änderbar. Ebenso sind die Rechnungsvorschlagszeiten im Projekt (Spalte „Zeit n. Rechnung“) nicht mehr manuell veränderbar.

Damit der Stundenzetteleintrag wieder modifiziert werden kann, müssen Sie den Rechnungsvorschlag im Projekt mit Hilfe der Funktion „Vorschlagswerte für nächste Rechnung löschen?“ oder der Positionsfunktion „Werte für nächste Rechnung entfernen“ löschen.

Erzeugen Sie auf Basis des Rechnungsvorschlags eine Rechnung, dann wird in die relevanten Stundeneinträge die Rechnungsnummer in das Feld „ Rechnungs Nr. “ eingetragen und das Ankreuzfeld „Ist abgerechnet“ aktiviert. Somit können Sie jederzeit auswerten, ob und mit welcher Rechnung ein Stundeneintrag abgerechnet wurde. So können Sie z.B. einen detaillierten Stundennachweis für einen Kunden zu seiner Projektrechnung erstellen.

! Wird eine Rechnung gelöscht oder storniert, dann wird in den abgerechneten Stundeneinträgen auch wieder die Rechnungsvorschlagsnummer, die Rechnungsnummer und das Kennzeichen „Ist abgerechnet“ entfernt. Wird im Projekt ein neuer Rechnungsvorschlag erstellt, werden die Stundeneinträge wieder zur Abrechnung berücksichtigt. Wird allerdings über das Modul „Gutschriften“ eine Gutschrift zu der Rechnung erzeugt, werden die Stundeneinträge nicht zurückgesetzt und dementsprechend nicht in einem neuen Rechnungsvorschlag berücksichtigt.