Im Modul „Vorbelegung“ haben Sie die Möglichkeit, Datensatzzugriffe, die Sie auch über das Funktionenmenü vergeben können, in einer Vorbelegung zu definieren. Die Zugriffsrechte werden bei Neuanlage eines Datensatzes automatisch gesetzt, ohne dass der Benutzer davon Kenntnis haben bzw. manuell eingreifen muss. Die Zugriffsrechte können Sie so steuern, dass die Datensätze, die von bestimmten Benutzern oder Benutzergruppen neu angelegt werden, von einer festgelegten Auswahl von Benutzern und/oder Benutzergruppen nur eingeschränkt bzw. überhaupt nicht zugegriffen werden können.
So kann beispielsweise der Benutzer A einen Brief im Modul „Schriftverkehr“ neu anlegen, der aufgrund der Vorbelegung automatisch für die Benutzergruppe 1 überhaupt nicht sichtbar, für den Benutzer E und F nicht änderbar und nicht löschbar und für den Benutzer G nicht löschbar ist.
Vorbelegte Zugriffsrechte auf einem Brief im Modul „Schriftverkehr“
Um die Funktionen und Felder zur Definition von Zugriffsrechten nutzen zu können, müssen Sie nach Neuanlage eines Vorbelegungsdatensatzes das Ankreuzfeld „Zugriffsrechte“ aktivieren. Auf der Eingabemaske werden dann, anstelle der Funktionen und Felder für die Definition von Feldvorbelegungen, die entsprechenden Funktionen und Felder für die Definition von Zugriffsvorbelegungen zur Verfügung gestellt. Öffnen Sie eine bereits bestehende Vorbelegung für Zugriffsrechte, so werden diese Funktionen und Felder von vornherein angezeigt.
