Mit dem Modul „Verträge“ können Sie Vertragsinformationen verwalten und Verträge automatisiert abrechnen. Interessant ist dies unter anderem für die schnelle Abrechnung von Agentur- oder Wartungsverträgen.
Ein Vertrag wird immer mit einem Kunden abgeschlossen, daher muss dem Vertragsdatensatz in ConAktiv® konkret einem Kundendatensatz zugeordnet werden. Das Vertragsobjekt kann ein in ConAktiv® erfasster Artikel sein, der entweder in einem Projekt oder aber in den Stammdaten mit den Abrechnungswerten hinterlegt ist, oder ein Leistungspaket aus einem Projekt. Darüber hinaus werden im Vertrag die Vertragslaufzeiten, der Abrechnungsmodus (z.B. monatlich oder quartalsweise) und die Termine der Rechnungsstellung (beispielsweise immer am 5. des Monats) festgelegt.
Auch wenn ein Vertrag immer in Bezug zu einem einzigen Kunden steht, kann mit dem Modul „Verträge“ die Verwaltung von Abonnentenverträgen, die auf der tatsächlichen Anzahl der Abonnenten basiert, abgewickelt werden. Hierbei werden die Abonnenten mit der Vertragsnummer des Abonnentenvertrags im Modul „Ansprechpartner“ erfasst.
Verträge können entweder ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden. Bei Erzeugung einer E-Mail, kann das ausgefüllte Vertragsformular automatisch als PDF-Dokument gespeichert und der E-Mail angehängt werden kann. Sowohl beim Drucken als auch beim E-Mail Versand kann ein Vertrag auch gleichzeitig archiviert werden.
Um im Modul „Verträge“ effizient arbeiten zu können, sollten Sie mit den Grundfunktionen von ConAktiv® vertraut sein. Lesen Sie sich bitte die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “ zur Information durch. Im Folgenden werden zunächst die einzelnen Felder und Funktionen des Moduls „Verträge“ beschrieben. Im Abschnitt „ Anlage und Abrechnung eines Vertrags “ wird die Anlage und Abrechnung eines Vertrags an einem konkreten Beispiel erläutert.