Als erstes wird die Auslastung für die Mitarbeiter errechnet, die konkret einzelnen Projektvorgängen zugeordnet sind. Hierbei werden bereits durchgeführte Stunden und verplante Termine mit einbezogen.
Bei einem Sammelvorgang werden auch die auf die Untervorgänge verplanten Stunden berücksichtigt. Wurden beispielsweise auf einen Sammelvorgang insgesamt 100 Stunden für einen Mitarbeiter verplant, auf einen dem Sammelvorgang zugeordneten Vorgang davon 50 Stunden, so müssen noch weitere 50 Stunden für diesen Mitarbeiter für den Sammelvorgang verplant werden.
Hat der Mitarbeiter bereits 20 Stunden für diesen Vorgang abgearbeitet, so müssen nur noch 30 Stunden für die Auslastung verplant werden.
Sind bereits 10 Stunden für Termine für den Vorgang verplant, so muss der Mitarbeiter lediglich noch 20 Stunden ausgelastet werden.
Verplanung eines Mitarbeiters für einen Sammelvorgang
Es bleiben nun noch 20 Stunden übrig, die auf den Vorgang verteilt werden müssen.
Die Verteilung muss innerhalb der Projektlaufzeit und dort innerhalb des für den Vorgang geplanten Zeitraums erfolgen, wobei der Einsatzzeitraum des Mitarbeiters berücksichtigt werden muss.
Stellen Sie sich vor, ein Projekt beginnt am 01.03. und endet am 31.05., darin wurde ein Vorgang vom 01.04. bis zum 30.04. geplant, ein dem Vorgang zugeordneter Mitarbeiter kann für die Bearbeitung vom 15.4. bis zum 15.05. eingesetzt werden. Dies bedeutet, dass der Mitarbeiter ausschließlich in der Zeit vom 15.04. bis zum 30.04. für den Vorgang verplant werden kann.
Ist der Mitarbeiter innerhalb des möglichen Verteilungszeitraums bereits für andere Vorgänge, Projekte oder Termine verplant, so werden die verplanten Zeiten bei der Auslastungsberechnung berücksichtigt. Ebenso wird die tägliche Sollzeit des Mitarbeiters bei der Auslastungsberechnung in Betracht gezogen. Beträgt beispielsweise die Sollarbeitszeit eines Mitarbeiters für einen Arbeitstag 8 Stunden (diese wird im Arbeitszeitprofil des Mitarbeiters hinterlegt) und wurde für ihn an diesem Tag bereits ein zweistündiger Termin vereinbart, so wird er bei einer maximalen Auslastung mit höchstens weiteren 6 Stunden für dieses Projekt verplant.
Die Auslastung für einen Mitarbeiter wird unterhalb der entsprechenden Vorgangsplanung im Projektplaner orange als Balken mit dem Kürzel des Mitarbeiters dargestellt.
