Einleitung

Über die Outlook®-Schnittstelle von ConAktiv® lassen sich Termine, Kontakte (Ansprechpartner), Aufgaben und E-Mails zwischen Outlook® und ConAktiv® abgleichen. D. h. Sie können die in Outlook® neu erfassten, geänderten und gelöschten Ansprechpartner, Termine und Aufgaben mit den Daten in den entsprechenden ConAktiv®-Modulen aktualisieren und umgekehrt.

Die über Outlook® versendeten und empfangenen E-Mails können in das Modul „E-Mail“ von ConAktiv® übernommen werden, Änderungen der E-Mails in Outlook® können in ConAktiv® aktualisiert werden. E-Mails aus ConAktiv® werden jedoch nicht an Outlook® übergeben. Allerdings haben Sie die Möglichkeit, beim Erstellen von E-Mails aus einem ConAktiv®-Modul heraus (beispielsweise aus dem Modul „Ansprechpartner“, „Angebote“ usw.; nicht Modul „E-Mail“), Microsoft Outlook® zu verwenden. Beim Ausführen der Funktion „E-Mail erzeugen“ wird dann nicht im Modul „E-Mail“ von ConAktiv® ein neuer Datensatz erstellt, sondern in Outlook®. Hierzu muss die allgemeine Einstellung „Email: Emails direkt über Outlook verschicken“ aktiviert werden.

Beim Abgleich von Terminen, Ansprechpartner, Aufgaben und E-Mails können verschiedene Abgleicharten gewählt werden. Für den Abgleich von Terminen, Ansprechpartner und Aufgaben können Sie beispielsweise festlegen, dass nur die Daten abgeglichen werden, die sich tatsächlich geändert haben oder komplett alle. Auch die Richtung des Abgleichs können Sie festlegen, d. h., ob nur die Daten von Outlook® mit denen aus ConAktiv® oder die Daten in ConAktiv® mit denen von Outlook® abgeglichen werden sollen. Für den Abgleich von E-Mails können Sie bestimmen, ob komplett alle E-Mails aus Outlook® in ConAktiv® übernommen werden sollen oder lediglich die seit dem letzten kompletten Abgleich geänderten oder durch Anlage oder Empfang neu angelegten.

In der Regel sollen nicht immer alle Ansprechpartner, Termine oder Aufgaben zwischen ConAktiv® und Outlook® abgeglichen werden. So sollen vielleicht für einen Vertriebsmitarbeiter nur die Akquisekontakte aktualisiert werden, nicht aber die Ansprechpartner von Kunden und Lieferanten usw. Solche Einschränkungen für den Abgleich können Sie mit Hilfe von Filtern festlegen.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie die Outlook®-Schnittstelle für einen Benutzer eingerichtet wird und wie ein Abgleich der Daten zwischen ConAktiv® und Outlook® durchgeführt wird.

Damit Sie die Outlook®-Schnittstelle nutzen können, muss auf den jeweiligen Arbeitsplätzen der ConAktiv®-/Outlook®-Benutzer Microsoft Outlook® 2003 (nicht Outlook® Express ) installiert sein. Andere Outlook®-Versionen werden derzeit nicht unterstützt.

! Bitte beachten Sie, dass nicht alle Informationen zwischen Microsoft Outlook® und ConAktiv® abgeglichen werden können, da die Datenmodelle der beiden Programme nicht miteinander übereinstimmen.