Einleitung

Das Modul „Gutschriften“ dient der Erfassung von Gutschriften an einen Kunden. Gründe für die Erfassung einer Gutschrift können folgende sein:

  • Falschberechnung
  • Warenrücknahme
  • Kundenguthaben aufgrund gewährten Bonus o. ä.

Wird eine Rechnung verbucht, so entsteht eine offene Forderung im Modul „Offene Posten“. Diese offene Forderung kann auf drei Arten ausgeglichen werden:

  • durch eine Zahlung
  • durch eine Stornierung
  • durch eine Gutschrift

Eine Gutschrift kann die aus einer Rechnung resultierende Forderung entweder ausgleichen oder eine offene Verbindlichkeit zu dieser Rechnung erzeugen.

i Ob eine Gutschrift eine offene Forderung ausgleicht oder immer als offene Verbindlichkeit gebucht wird, kann von Ihnen mit Hilfe einer Einstellung bestimmt werden.

Sie können Daten aus bereits erfassten Projekten und Rechnungen direkt in eine Gutschrift einfügen. Dies können Sie auf folgende Arten erledigen:

  • Mit den Funktionen „Daten übernehmen“ und „Daten einfügen“ im Funktionenmenü.
  • Mit Hilfe des Browsers.
  • Durch Eingabe der entsprechenden Belegnummer (Projekt- oder Rechnungsnummer)

Beim Einfügen eines Datensatzes aus den Modulen „Rechnungen“ und „Projekte“ in eine Gutschrift werden alle für die Gutschrift relevanten Informationen übernommen. Auf diese Weise kann eine Gutschrift sehr schnell erstellt werden.

Eine besondere Bedeutung bei der Ausgabe einer Gutschrift kommt, neben der Funktionen „Drucken“, der Funktion „E-Mail“ in der Funktionsleiste der Eingabemaske des Moduls „Gutschrift“ zu. Über diese Funktion kann eine Gutschrift entweder als E-Mail erzeugt werden (die Gutschrift wird in ein E-Mail-Formular eingesetzt) oder aber als Adobe Acrobat PDF-Dokument der E-Mail angehängt werden. Wie Sie die Funktion zum Anhängen einer Gutschrift an eine E-Mail einrichten und nutzen, lesen Sie bitte im Kapitel „ Grundlegende Bedienungshinweise “, Abschnitt „Funktionsleiste der Eingabemaske“ bei der Beschreibung „E-Mail“ durch.

Um im Modul „Gutschriften“ schnell und effizient arbeiten zu können, sollten Sie zuerst das Kapitel „ Grundlagen der Fakturierungsmodule “ durchlesen. Ebenfalls ist es sehr hilfreich, sich mit den Vorbelegungen vertraut zu machen und diese an sinnvollen Stellen einzusetzen. Darüber hinaus werden Sie häufig mit dem Browser arbeiten wollen. Lesen Sie sich bitte auch hierzu die entsprechenden Abschnitte im Kapitel „ Browser “ durch.

! Sofern Sie eine fehlerhafte und bereits gebuchte Rechnung mit aufgewendeten Zeiten oder eingekauften Fremdleistungen erneut berechnen möchten, müssen Sie auf jeden Fall die betreffende Rechnung stornieren. Nur bei einem Storno werden alle abgerechneten Zeiten und Fremdleistungen mit Mengen und Beträgen korrekt im Projekt zurückgesetzt, sodass diese wieder neu abgerechnet werden können. Dies geschieht nichtnach Erstellung einer Gutschrift.