Rechnungen

Mit Hilfe der Funktion „Rechnungen“ können Sie eine Auswahl oder alle zur Abrechnung fälligen Verträge fakturieren. Doppelklicken Sie auf die Funktion, so wird der Dialog „Rechnungen erzeugen“ geöffnet:

In diesem Dialog können Sie mit Hilfe von Radioknöpfen festlegen, ob

alle fälligen Verträge,
alle fälligen angezeigten Verträge

oder

alle fälligen ausgewählten Verträge

bei der Fakturierung berücksichtigt werden sollen.

Weiterhin stehen Ihnen in diesem Dialog zwei Ankreuzfelder zur Verfügung:

Verträge mit gleicher PR.-Nr. zusammenfassen
Mit diesem Ankreuzfeld können Sie bestimmen, dass Positionen verschiedener Verträge in einer Rechnung zusammengefasst werden, sofern diese aus dem gleichen Projekt stammen und der in den betreffenden Verträgen gewählte Kundenansprechpartner übereinstimmt
Verträge mit gleichem Rechnungsansprechpartner zusammenfassen

Aktivieren Sie dieses Ankreuzfeld, dann werden die Positionen verschiedener Verträge und Projekte in einer Rechnung zusammengefasst, vorausgesetzt der Rechnungsansprechpartner in den betreffenden Verträgen ist identisch.

Sie können die Abrechnung von Verträgen auch vorbereiten. Möchten Sie beispielsweise im Dezember die Rechnungen der Verträge für den Januar des folgenden Jahres erstellen, so können Sie im Dialog „Rechnungen erzeugen“ das gewünschte Rechnungsdatum in das Feld „Rechnungsdatum“ eingeben. Das hier eingegebene Datum überschreibt ein von Ihnen per Vorbelegung definiertes Rechnungsdatum (z. B. das aktuelle Tagesdatum).

Wählen Sie die gewünschten Optionen in dem Dialog aus und klicken Sie auf den Knopf „OK“. Es erscheint eine Meldung, mit der Sie gefragt werden, ob Sie die entsprechenden fälligen Verträge tatsächlich abrechnen möchten. Bestätigen Sie die Meldung, so wird das Modul „Rechnungen“ gestartet, die Rechnungen werden gemäß den Vertragsinformationen erstellt und in der Bildschirmliste angezeigt. Dort können diese ggf. kontrolliert, gedruckt und gebucht werden.

Es wird zwischen drei Abrechnungsarten unterschieden:

Normalabrechnung
Abonnentenabrechnung
Wartungsvertragsabrechnung

i Sie können die Ausführung der Funktion „Rechnungen“ mit Hilfe des Rechtes „Verträge: Rechnungen erzeugen“ einem Benutzer/einer Gruppe ermöglichen bzw. verwehren.

Bei der Abrechnung eines Vertrags wird nicht nur der letzte fällige Abrechnungstermin berücksichtigt, auch alle vorhergehenden, noch nicht abgerechneten Termine (die nach wie vor fällig sind), werden miteingeschlossen. Haben Sie beispielsweise einen monatlich abzurechnenden Vertrag seit einem halben Jahr nicht mehr abgerechnet und führen Sie nun die Abrechnung durch, so wird der Vertrag tatsächlich sechsmal mit der Rechnung abgerechnet. Die Abrechnungen werden jeweils als einzelne Positionen in der Rechnung aufgeführt.