Neben dem "Anheften" von Dokumenten an einen ConAktiv®-Datensatz und der Ablage in einem von Ihnen festgelegten Ablagepfad, können Sie für die meisten ConAktiv® Module eine weitere Ablageart nutzen - die Ablageart „Dokumente Filezugriff“.
Bei dieser Ablageart werden alle Dokumente, die sich in einem bestimmten Ablagepfad befinden, unter dem Menü neben der Büroklammer in der Toolbar angezeigt. Die Dokumente können Sie dort einfach hineinkopieren oder verschieben und von dort aus wieder öffnen, bearbeiten und speichern. Anders als es bei der Ablageart Dokument an Datensatz anheften , müssen Sie bearbeitete und gespeicherte Dokumente nicht erneut an den ConAktiv®-Datensatz anhängen.
Sie können für den Filezugriff mehrere Ablageorte festlegen. Dadurch können Sie Dokumente mit unterschiedlicher Bedeutung getrennt voneinander ablegen. Haben Sie z.B. Dokumente, welche für die Verwaltungsabteilung von Interesse sind (Verträge, Vereinbarungen usw.) und Dokumente, die für die Abteilung Controlling relevant sind (Projektstatus, Projektauswertungen), dann können Sie diese Dokumente an getrennten Orten ablegen, z.B. im Ordner „Verwaltung“ und im Ordner „Controlling“.
Sie können zusätzlich die Ablage von Dokumenten nach Modulen trennen. Sie definieren dafür einen Ablagepfad, der ausschließlich für Dokumente des angegebenen Moduls genutzt werden kann. Somit können Sie z.B. sensible Mitarbeiterdokumente an einem anderen Ort ablegen. Die Pfade, die nicht speziell für ein bestimmtes Modul definiert wurden, werden hier nicht zum Öffnen/Anlegen angeboten – ausschließlich der Modulpfad kann verwendet werden.