Rückfragen

Mithilfe dieser Funktion können Sie Rückfragen an Mitarbeiter stellen. Sie erstellen als erstes eine Aufgabe, formulieren die Rückfrage und setzen den Mitarbeiter, an den Sie die Rückfrage stellen möchten, als Empfänger ein. Dann setzen Sie die Aufgabe auf erledigt und speichern diese. Es wird eine neue Aufgabe mit der Rückfrage an den Empfänger erzeugt, die auf dessen Aufgabenstapel gelegt wird. Der Empfänger öffnet die Aufgabe, beantwortet diese und setzt sie auf erledigt. Nach Speicherung der Aufgabe wird wiederum eine neue Aufgabe mit der Antwort erzeugt und Ihnen als Fragesteller vorgelegt. Die erledigten Aufgaben können nicht mehr geändert werden. Sie stellen damit sicher, dass der Vorgang vollständig dokumentiert ist und nicht nachträglich geändert werden kann.

i Sie können Rückfragen auch mit [ Weiterleitungsketten [ kombinieren.

Um eine Rückfrage zu stellen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Erzeugen Sie eine neue Aufgabe, evtl. in Bezug auf einen Datensatz (z.B. auf Projekt oder Angebot), und formulieren Sie die Rückfrage.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Eingabemaske und wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü die Funktion „Rückfrage“.

    Alternativ können Sie die Funktion auch aus dem Funktionenmenü der Toolbar aufrufen.
i Damit ein Benutzer die Funktion „Rückfrage“ ausführen kann, muss diesem das Recht „Funktion Rückfrage ausführen“ für das Modul „Aufgaben“ zugewiesen sein.
  • Es öffnet sich eine Liste mit allen aktiven Mitarbeitern.
  • Wählen Sie den Mitarbeiter, der die Rückfrage erhalten soll, durch Anklicken aus. Klicken Sie dann auf den Knopf „OK“.
  • In das Feld „Zu bearbeiten von“ werden alle Empfänger der Aufgabe eingetragen. Das sind Sie als Ersteller der Rückfrage, der Mitarbeiter, an den die Rückfrage gerichtet ist und wieder Sie, als Empfänger der Antwort.
i Das Feld „Zu bearbeiten von“ wird nicht standardmäßig auf der Eingabemaske des Moduls „Aufgaben“ angezeigt. Sie müssen dieses Feld mit Hilfe des [ Layout-Editors [ auf der Eingabemaske positionieren.
i Sie und jeder Bearbeiter einer Rückfrage kann die Rückfragekette auf die gleiche Art erweitern, d.h. es können weitere Mitarbeiter in die Kette oder auch schon vorhandene Mitarbeiter nochmals aufgenommen werden. Eingefügt werden diese Mitarbeiter dann im Feld „Zu bearbeiten von“ direkt hinter dem aktuellen Bearbeiter der Aufgabe. Eine Rückfrage wird dann an einen Mitarbeiter gestellt, Sie erhalten diese wieder zurück und geben diese dann an den nächsten Mitarbeiter weiter usw.
  • In dem Feld „Noch zu bearbeiten von“ können Sie ersehen, welche Mitarbeiter die Aufgabe im weiteren Verlauf noch zur Bearbeitung bekommen. Das Feld wird in den zur Rückfrage vorgelegten Aufgaben entsprechend aktualisiert, sodass jeder Mitarbeiter sieht, wer die Aufgabe anschließend noch erhält.
i Das Feld „Noch zu bearbeiten von“ wird nicht standardmäßig auf der Eingabemaske des Moduls „Aufgaben“ angezeigt. Sie müssen dieses Feld mit Hilfe des [ Layout-Editors [ auf der Eingabemaske positionieren.
  • Haben Sie die Rückfrageaufgabe fertiggestellt, dann setzen Sie diese durch Aktivierung des Ankreuzfeldes „Erledigt“ auf erledigt und speichern sie die Aufgabe ab. Die Aufgabe wird für den nächsten Mitarbeiter in der Rückfragekette neu erzeugt und die Inhalte der Felder „ToDo“, „Notiz“, „ZuBearbeitenVon“ und „Bezug“ (mit der dazugehörigen Datensatzverknüpfung) werden in die neue Aufgabe übernommen. Die ursprüngliche Aufgabe wird gesperrt, sodass keine weiteren Änderungen mehr gespeichert werden können.
i Eine nicht erledigte Rückfrageaufgabe kann ausschließlich von dem Mitarbeiter bearbeitet werden, an den die Aufgabe gerichtet ist. Für alle anderen Mitarbeiter ist die Aufgabe für Änderungen, respektive zur Speicherung, gesperrt.
  • Der Mitarbeiter, an den die Rückfrage gestellt wird, erhält die Aufgabe in seinem Aufgabenstapel und bearbeitet diese. Abschließend setzt er die Aufgabe auf erledigt. Die Aufgabe wird für Sie, als Auslöser der Rückfrage wieder neu angelegt, es werden die beschriebenen Feldinhalte übernommen und die ursprüngliche Aufgabe wird gesperrt. Das Feld „Noch zu bearbeiten von“ wird in der neuen Aufgabe entsprechend aktualisiert.
  • Der beschriebene Vorgang setzt sich entsprechend fort, sofern noch weitere Mitarbeiter für Rückfragen ausgewählt wurden.