Weiterleitungsketten

Möchten Sie einen Workflow für einen Vorgang definieren, dann können Sie dies mithilfe einer Weiterleitungskette im Modul „Aufgaben“ erledigen. Stellen Sie sich vor, ein Projekt soll Phase zu Phase durch die verantwortlichen Mitarbeiter abgearbeitet werden. Der Projektleiter legt eine Aufgabe zu dem betreffenden Projekt an und hinterlegt dort eine Kette mit den weiteren Bearbeitern, und zwar in der Reihenfolge, in der die Abarbeitung erfolgen soll. Sobald der erste Mitarbeiter die Aufgabe auf erledigt setzt, wird eine neue Aufgabe an den nächsten Mitarbeiter erzeugt, die ursprüngliche Aufgabe wird für weitere Änderungen gesperrt. Nach Bearbeitung und Erledigung der Aufgabe durch den zweiten Mitarbeiter wird wieder eine neue Aufgabe erzeugt, die dem nächsten Mitarbeiter in der Kette vorgelegt wird. Dieser Vorgang wird solange fortgeführt, bis das Ende der Kette erreicht ist.

Aufgrund der Tatsache, dass für jeden Bearbeitungsschritt des Workflows eine neue Aufgabe erzeugt wird und erledigte Aufgaben nicht mehr änderbar sind, ist der gesamte Vorgang detailliert nachvollziehbar und wichtige Informationen können nicht verloren gehen.

Wie Sie eine Weiterleitungskette im Detail anlegen, erfahren Sie im Folgenden:

  • Erzeugen Sie eine neue Aufgabe, evtl. konkret in Bezug auf einen Datensatz (z.B. auf Projekt oder Angebot), und geben Sie die gewünschten Informationen und Instruktionen ein.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Eingabemaske und wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü die Funktion „Weiterleitung“.

    Alternativ können Sie die Funktion auch aus dem Funktionenmenü der Toolbar aufrufen.
i Damit ein Benutzer die Funktion „Weiterleitung“ ausführen kann, muss diesem das Recht „Funktion Weiterleitung ausführen“ für das Modul „Aufgaben“ zugewiesen sein.
  • Es öffnet sich eine Liste mit allen aktiven Mitarbeitern.
  • Wählen Sie die Mitarbeiter, welche in die Kette aufgenommen werden sollen, durch Anklicken aus. Sie können mehrere in der Liste aufeinander folgende Mitarbeiter mit gedrückt gehaltener Shift-Taste auswählen oder nicht aufeinander folgende Mitarbeiter mit der Strg-Taste (Windows) bzw. Befehl-Taste (MacOS). Haben Sie die Mitarbeiterauswahl getroffen, klicken Sie auf den Knopf „OK“.
  • Die gewählten Mitarbeiter werden in das Feld „Zu bearbeiten von“ übernommen. Dort werden deren Mitarbeiterkürzel hinter das Kürzel des Mitarbeiters gestellt, der die Aufgabe erzeugt.
i Das Feld „Zu bearbeiten von“ wird nicht standardmäßig auf der Eingabemaske des Moduls „Aufgaben“ angezeigt. Sie müssen dieses Feld mit Hilfe des [ Layout-Editors [ auf der Eingabemaske positionieren.
i Sie und jeder Bearbeiter einer Weiterleitung kann die Weiterleitungskette auf die gleiche Art erweitern, d.h. es können weitere Mitarbeiter in die Kette oder auch schon vorhandene Mitarbeiter nochmals aufgenommen werden. Eingefügt werden diese Mitarbeiter dann im Feld „Zu bearbeiten von“ direkt hinter dem aktuellen Bearbeiter der Aufgabe.
  • In dem Feld „Noch zu bearbeiten von“ können Sie ersehen, welche Mitarbeiter die Aufgabe im weiteren Verlauf noch bearbeiten müssen. Das Feld wird in den weitergeleiteten Aufgaben entsprechend aktualisiert, sodass jeder Mitarbeiter sieht, wer die Aufgabe anschließend weiterbearbeiten muss.
i Das Feld „Noch zu bearbeiten von“ wird nicht standardmäßig auf der Eingabemaske des Moduls „Aufgaben“ angezeigt. Sie müssen dieses Feld mit Hilfe des [ Layout-Editors [ auf der Eingabemaske positionieren.
  • Hat der Erfasser der Aufgabe die selbige abgearbeitet, dann setzt er diese durch Aktivierung des Ankreuzfeldes „Erledigt“ auf erledigt und speichert sie. Es wird eine neue Aufgabe für den nächsten Mitarbeiter in der Weiterleitungskette erzeugt, die Inhalte der Felder „ToDo“, „Notiz“, „ZuBearbeitenVon“ und „Bezug“ (mit der dazugehörigen Datensatzverknüpfung) werden in die neue Aufgabe übernommen. Die ursprüngliche Aufgabe wird gesperrt, sodass keine weiteren Änderungen mehr gespeichert werden können.
i Eine nicht erledigte Aufgabe einer Weiterleitungskette kann ausschließlich von dem Mitarbeiter bearbeitet werden, an den die Aufgabe gerichtet ist. Für alle anderen Mitarbeiter ist die Aufgabe für Änderungen, respektive zur Speicherung, gesperrt.
  • Der nächste Mitarbeiter in der Weiterleitungskette erhält die Aufgabe in seinem Aufgabenstapel und bearbeitet diese. Abschließend setzt er die Aufgabe auf erledigt. Die Aufgabe wird für den nächsten Mitarbeiter in der Weiterleitungskette neu angelegt, es werden die beschriebenen Feldinhalte übernommen und die ursprüngliche Aufgabe wird gesperrt. Das Feld „Noch zu bearbeiten von“ wird in der neuen Aufgabe entsprechend aktualisiert.
  • Der beschriebene Vorgang setzt sich fort, bis die komplette Mitarbeiterkette durchlaufen ist.
i Sie können Weiterleitungsketten auch mit [ Rückfragen [ kombinieren.